---
title: "Tips och trix om behörigheter"
description: "Hur du tänker när du delar ut behörigheter i Kleer, och hur ansvaret för administrationen kan delas upp på flera personer."
search:
  tags:
    - "Administratör"
    - "användare"
    - "ekonomiansvarig"
    - "full läsbehörighet"
---
**Tips och trix!**

## Hur ska man då tänka när man delar ut behörigheter?

**En helt vanlig anställd som ska få behörigheter i Kleer?**

För alla vanliga anställda är det bara att köra på och bocka i behörigheterna som ni hittar under den rubriken. Det enda de kan göra är att rapportera in sådant som är deras eget och spara och godkänna det därefter. Se till att ha tydliga datum som ni förmedlar ut i organisationen så att de anställda verkligen godkänner sina timmar, frånvaro och utlägg i tid, det kommer underlätta en hel del för er som administrerar ekonomin!

## Behöver ni dela upp ansvaret för administrationen?
För att inte allt ska behöva administreras av en person i organisationen så kan det vara skönt att dela upp administrationen. Lägger ni ut arbete på en anställd som får se känslig information som exempelvis sina kollegors löner? Skriv avtal om det och förtydliga deras dagliga arbete i arbetsbeskrivningen. Exempel på områden att dela upp:

## Hantering lön och utlägg

Denna administration kan underlättas genom exempelvis en löneadministratör eller närmsta chef.

## Hur hjälper en närmsta chef er som bolag?

En närmsta chef sitter ju ofta på personalansvar och har därmed koll på både löner, frånvaro, vilka utlägg som får hanteras med mera. Därmed kan denna person godkänna det som den anställda rapporterat in, både gällande tid, utlägg med mera. Tips:

- Se till och förmedla att de anställda ska rapportera utlägg, tid, frånvaro fram till ett visst datum, låt säga den 7e varje månad.

- Därefter godkänner närmsta chef och har då till exempel fram till den 14e på sig att hantera lönerna.

- Mellan den 14e och 20e i månaden kan då löneadministratören se till att alla löner är attesterade.

- Den 21e kan då den med betalrättigheter gå in och betala lönerna.

## Hur hjälper en löneadministratör er som bolag?

I kombination med en närmsta chef är denna behörighet perfekt för att se till att lönerna blir rätt. Närmsta chef kan godkänna eller avslå angående frånvaro och utlägg men löneadministratören kan ha ett öga på att samtliga har godkänt och se om någonting sticker ut. Det som är bra är att personen kan lyfta bort attest-ansvaret från en VD eller annan på bolaget med ekonomiansvar. Då kan den med betalansvar gå in ett visst datum varje månad och bara betala ut lönerna efter att anställd och närmsta chef har godkänt lönen och löneadministratören attesterat därefter.

Finns inga närmsta chefer ligger ett större ansvar på administratören, som då behöver ha större koll på om semestrar, avdrag, tillägg med mera stämmer. Annars kan en del av detta ansvar ligga på närmsta chef att godkänna.

## Har ni ett behov av en person som ska ha koll på allt inom valda projekt?
Då kan strukturen exempelvis se ut enligt följande: projektledare, godkännare av leverantörsfakturor och utlägg i kombination med att skapa egna fakturor! Varför då tänker du? Se nedan:

**Projektledare**

Har full kontroll på projektet, kan se intäkter och kostnader med eller utan underlag, kan även attestera projektmedlemmars tid etc.

**Godkänna levfakturor**

Då kan projektledaren få chans att godkänna sina "egna" fakturor för att få koll på kostnaderna, även om ekonomiansvarig behöver attestera.

**Godkänna utlägg**

Har en chans att godkänna utläggen som påverkar projektet.

**Skapa egna kundfakturor**

 Kan fakturera den tid som projektet genererat.