Fakturafinansiering-block

Factoring-tjänst hos SEB. Fakturafinansiering är ett effektivt sätt att snabbt förbättra ditt företags likviditet. Med kundfordringar som säkerhet frigör du kapital direkt och kan smidigt finansiera ditt företags tillväxt.

Fakturafinansiering är ett effektivt sätt att snabbt förbättra ditt företags likviditet. Med kundfordringar som säkerhet frigör du kapital direkt och kan smidigt finansiera ditt företags tillväxt.

Kleer och SEB har tillsammans tagit fram ett flöde som till stor del är automatiserat. För dig som kund innebär det mindre administration, då vissa rapporter skickas automatiskt mellan Kleer och SEB.

För att börja använda denna tjänst, hör du helt enkelt av dig till din företagsrådgivare på SEB. Hör även av dig till din kontaktperson på Kleer, eftersom vi vill vara med och stötta dig längs hela processen.

Flödesschema för tjänsten

Del 1 - Från faktureringen till utbetalning av lån. Dessa fyra processer sker en gång i veckan eller en gång i månaden.

Del 2 - Avstämning av Kleer och SEB samt justering av eventuella felinbetalningar av dig som kund varje tisdag.

Rutiner som behöver följas för att ni ska kunna använda denna tjänst

• Fakturering sker antingen en gång i månaden eller en gång i veckan.

• Fakturering och pantsättningsfil ska skickas samma dag.

• Justering av eventuella felinbetalningar sker varje tisdag.

Andra punkten innebär att ni förslagsvis fakturerar varje tisdag eller i början av månaden och direkt efter fakturering (samma dag som ni attesterar kundfakturorna) skickar pantsättningsfil till SEB senast 14. Ni behöver alltså attestera kundfakturorna i Kleer och skicka pantsättningsfilen till SEB samma dag. Läs mer under punkt 1.

Vilka fakturor får ni belåna?

• Kundfakturor utställda till bolag inom Norden (exkl. Island), Tyskland, Frankrike, Luxemburg, Österrike, Portugal, Nederländerna, Belgien, Polen, Wales, England och Sydkorea.

• Med undantag för fakturor till närstående bolag. Ibland exkluderas även andra kunder, SEB meddelar er i så fall om detta.

• Ni behöver bara meddela er Kleer-konsult om vilka kunder som ska exkluderas så sköter vi på Kleer resten.

• När ni sedan fakturerar gör ni precis som vanligt, Kleer-systemet känner nämligen automatiskt av vilka fakturor som ska inkluderas i pantsättningen och ser till att rätt text står på fakturorna.

Det här gör du som kund

• Fakturerar en gång i månaden eller en gång i veckan.

• Skickar pantsättningsfil till SEB samma dag som fakturering. Filen tas enkelt fram via ett klick i Kleer, se rapporten “Underlag factoring”. Läs mer under punkt 1.

• Justerar för eventuella felinbetalingar varje tisdag. Se punkt 2.

Det här gör Kleer

• Skickar automatiskt en avstämningsrapport över pantsatt kundreskontra till SEB varje onsdag.

• Stämmer av saldot på factoringkontot månadsvis. Se punkt 3.

Det här gör SEB

• Stämmer av pantsatt kundreskontra veckovis (eller enligt annat intervall beroende på ert avtal). Se punkt 4.

1. Skicka pantsättningsfil

1.1 När ni är färdiga med veckans/månadens fakturering, skickar ni pantsättningsfilen till SEB samma dag (senast 14 och signerar senast 16). Pantsättningsfilen finner du i systemet under “Övriga rapporter” - “Underlag factoring”.

Före ni skickar filen, kontrollera att:

• datumintervallet i rapporten “Underlag factoring” är korrekt (fakturadatum styr).

• en faktura inte skickas in dubbelt för pantsättning.

• alla kundfakturor som ska ingå i filen är attesterade och att ni inte fakturerar någon kund i berörd period (den period ni skickar in pantsättning för) i efterhand. Skulle det ändå uppstå en sådan situation, behöver ni skicka in ytterligare en pantsättningsfil specifikt för den fakturan. Tips! Glömmer ni att fakturera en kund och har skickat iväg pantsättningsfilen, kan ni lösa det genom att flytta fram fakturadatum till nästa period som ni ännu inte skickat pantsättningsfil för. Då inkluderas den fakturan i kommande pantsättningsfil.

• alla kunder har ett kundnummer (saknas kundnummer lägger ni enkelt till det direkt på kundkortet i kundregistret).

1.2 Låt den redan ikryssade rutan “Exportera utan rubriker” vara ikryssad, tryck på “Exportera till Excel”, döp den till “Invoice journal as per MMYY companyname” och skicka till admin.factoring@seb.se. Döp ämnesfältet/rubriken i mailet till “avtalsnummer, RSCF Digital”. Avtalsnummer erhålls från SEB.

1.3 Ett par timmar senare kommer ett mail från SEB med information om att du kan logga in på RSCF Online och signera pantsättningsfilen. Önskar ni få pengarna utbetalda samma dag, skickar ni in filen senast kl. 14 och signerar senast kl. 16.

2. Justera eventuella felinbetalningar veckovis på tisdagar

Kleer skickar automatiskt en avstämningsrapport över pantsatt kundreskontra till SEB varje onsdag. För att SEB ska ha uppdaterade siffror i samband med sin avstämning som sker fr.o.m. onsdag, behöver ni justera för felinbetalningar under tisdagar.

Du som kund behöver:

• Spåra felinbetalningar som betalats till vanliga bankkontot och gör överföringar för det felinbetalda beloppet till factoringkontot. Du finner bankkontot i balansrapporten i Kleer som vanligtvis heter 1930. Detta gäller alltså pantsatta fakturor där kunder fortsatt betala till ert bankkonto istället för till factoringkontot. Gör ni inte överföringen för felinbetalningar, får SEB en differens i sin avstämning. Se guiden för hur du gör detta nedan.

• Spåra felinbetalningar som betalats till factoringkontot och meddela SEB via clientservices.factoring@seb.se om felinbetalningar som betalats in till factoringkontot. Du finner factoringkontot i balansrapporten i Kleer som vanligtvis heter 28XX/24XX. Detta gäller ej pantsatta fakturor som felaktigt betalats in till factoringkontot. Ange vilka fakturor och belopp det gäller när du kontaktar SEB. När SEB får meddelande om detta kan de justera sin reskontra. Meddelar ni inte SEB om detta får de en differens i sin avstämning.

Så här gör du:

1. Gå till “Rapporter” - “Balansrapport”, klicka dig in på vanliga bankkontot. I sökrutan högst upp, skriver du “Kundfaktura” och klickar på “Visa”.

2. Du ser nu samtliga kundfakturor som betalats in till det kontot.

3. Kontrollera/spåra alla kundfakturor som blivit felaktigt inbetalda till vanliga bankkontot (se tips på hur du kan göra detta under punkt 8).

4. Summera beloppet för alla fakturor som betalats fel (sedan senast du gjorde överföringen för felinbetalningar).

5. Gör en överföring i klump från vanliga bankkontot till factoringkontot. Du behöver inte ange något meddelande i överföringen. Om överföringen avser felinbetalningar för exempelvis månad 3, men överföringen sker först i månad 4, behöver du meddela SEB via clientservices.factoring@seb.se och ange vilket belopp du fört över för felinbetalningar avseende månad 3. Då kan SEB ta hänsyn till denna överföring i samband med månadsavstämningen av månad 3. Annars får SEB en differens i avstämningen.

6. Spåra sedan felinbetalningar till factoringkontot (vanligtvis konto 24XX/28XX) enligt samma metod som ovan.

7. Meddela SEB via clientservices.factoring@seb.se om vilka fakturor som betalats fel. Dvs. vilka ej pantsatta fakturor som betalats in till factoringkontot. Då kan SEB ta hänsyn till detta i sin avstämning. Annars får SEB en differens i avstämningen och kontaktar troligtvis dig så ni kan reda ut vad differensen beror på.

8. Påminn kunderna som har betalat till fel konto om att betala till rätt bankgiro nästa gång, så minskar ni administrationen kring denna manuella rutin framöver.

Tips på hur du kan spåra vilka fakturor som betalats fel

Förslag 1: Du utgår från fakturanummer, dvs. du vet/kan ta reda på att samtliga fakturor med högre nummer än XXXX ingår i belåningen (med utantag för ej godkända länder/ej godkända kunder/närstående bolag).

Förslag 2: Du utgår från rapporten “Underlag factoring” och ställer in datumintervall från tjänstens start till dagens datum. Då ser du samtliga fakturor som ingår i belåningen.

Förslag 3: Du öppnar samtliga PDF-filer för fakturor som blivit betalda längst ut i högra hörnet. Om fakturan har texten ” Vår fordran enligt denna faktura har överlåtits till - och ska betalas till - Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ). Ange alltid fakturanummer vid betalning” längst ned på fakturan tillhör den belåningen och tvärt om när texten saknas.

Utifrån detta så kontrollerar du inbetalningar på konto 19XX (vanliga bankkontot) och konto 24XX/28XX (factoringkontot).

Framöver hoppas vi på Kleer kunna ordna en smidig rapport för att enkelt kunna spåra felinbetalningar, men i dagsläget ser hanteringen ut enligt ovan. Fråga gärna din Kleer-konsult om du behöver tips på hur du smidigast gör denna manuella rutin eller om du undrar något kring beskrivningen ovan.

3. Avstämning av factoringkonto

Kleer stämmer varje månad av att factoringkontot i Kleer (vanligtvis konto 24XX/28XX) har samma saldo som hos SEB.

4. Avstämning av pantsatt reskontra

SEB stämmer av att deras kundreskontra stämmer överens med avstämningsrapporten som skickas automatiskt från Kleer till SEB varje onsdag.

Avstämningsrapporten visar pantsatt kundreskontra och inkluderar samtliga fakturor som är attesterade och som därmed ingår i pantsättningen. Med avstämningsrapporten menas rapporten “Kundreskontralista” (rutan “Endast factoring” ibockad) som ligger under fliken “Rapporter” - “Övriga rapporter”. Se nedan.

Kreditera en faktura

Blev en faktura som skickats fel och ni önskar att kreditera den? Inga problem, ni skapar en kredit som vanligt men se bara till att:

• Dubbelkolla att checkboxen “Ingår i SEB belåning” på kundkortet fortfarande är ikryssad

• Ange ett fakturadatum i en period för vilken pantsättningsfilen ej skickats in ännu. Annars är det lätt hänt att ni glömmer skicka pantsättningsfil för just den fakturan och då får SEB en differens i sin avstämning.

Saker att tänka på

• Sätt gärna en intern rutin hos er som innebär att samtliga kundfakturor ska attesteras och skickas på ett bestämt datum/veckodag. Ni behöver nämligen se till att alla fakturor som ska ingå i periodens pantsättningsfil är attesterade före ni skickar filen till SEB. Annars inkluderas fakturorna inte i filen. Fakturorna inkluderas i filen (som ni får ut via rapporten “Underlag factoring”) i samband med attest.

• Spara gärna samtliga pantsättningsfiler som ni skickat till SEB internt hos er. Då kan ni enkelt kan ta reda på vilka fakturor ni skickat för pantsättning till SEB om ni blir osäkra på vilka fakturor ni skickat till SEB.

• Om ni krediterar en faktura som ingår i pantsättningen. Ange då fakturadatum i en period där pantsättningsfil ej skickats in för ännu. Annars är det lätt hänt att ni glömmer skicka pantsättningsfil för just den fakturan och då får SEB en differens i sin avstämning.

• Från det att vi på Kleer aktiverar integrationen (pantsättningen) i Kleer, så inkluderas samtliga fakturor ni attesterar efter den tidpunkten automatiskt i pantsättningen. Krediterar ni sedan fakturor som ursprungligen inte ingick i pantsättningen, så är det helt korrekt att dessa kreditfakturor ska inkluderas i pantsättningen.

• Utnyttjar ni inte lånet vissa månader, flyter kundinbetalningar rakt igenom factoringkontot. SEB sitter aldrig och håller på några pengar.

• Om ni vill se avstämningsrapporten som skickas automatiskt från Kleer till SEB motsvarar det “Kundreskontralista” (rutan “Endast factoring” ibockad) som ligger under fliken “Rapporter” - “Övriga rapporter”. Se skärmklipp ovan.

Ett exempel på vad som sker i samband med fakturering och pantsättning

• Anta att ni fakturerar era kunder 3’’ och 2’’ ska inkluderas i pantsättning.

• Kleer-systemet känner automatiskt av vilka fakturor som ska ingå i pantsättningen och ser till att rätt text står på fakturamallarna.

• Dessa 2’’ syns (efter attest av fakturorna) i pantsättningsfilen (rapporten “Underlag factoring”) som ni skickar till SEB portal RSCF Online och signerar.

• SEB registrerar en pantsatt kundreskontra på 2’’ och betalar ut lånet om ni begärt utbetalning.

• I takt med att kunder betalar in till factoringkontot, så räknar SEB av inbetalningar mot pantsatt kundreskontra och betalar löpande ut dessa inbetalningar till ert vanliga bankkonto.

• Kleer skickar avstämningsrapport över pantsatt kundreskontra till SEB varje onsdag.

• SEB stämmer av att avstämningsrapporten från Kleer visar samma belopp, dvs. samma återstående kundfordringar, som SEB har registrerat i sitt system.

Om SEB hör av sig om en differens i avstämningen, följ dessa punkter:

• Kontrollera att samtliga transaktioner för perioden innan avstämningsdatumet är hanterat.** Ni hittar ohanterade transaktioner i meny-valet i Kleer. Inbetalningar till factoringskontot som inte allokeras till en kundfaktura skapar differenser.

• Ni har glömt att skicka pantsättningsfil för en viss period (samtliga fakturor ska skickas in i pantsättningsfil oavsett om ni vill utnyttja lånet eller inte för en period).

• Era kunder har betalt in till fel konto/bankgiro och ni har glömt att göra överföringen för detta och/eller meddelat SEB. Ni behöver justera för felinbetalningar åt båda hållen. Dvs. både de som sker till vanliga bankkontot och till factoringkontot. Se punkt 2.

• Transaktioner på factoringkontot i SEB släpar 1 dag jämför mot Kleer.

• Skicka uppdaterad belånad kundreskontra till SEB efter ovan steg är kontrollerat med information om felbetalningar. Du hittar rapporten under “Kundreskontralista” (rutan “Endast factoring” ibockad) som ligger under fliken “Insights” - “Övriga rapporter”.

Vem ska du kontakta?

• admin.factoring@seb.se - Hanterar avstämningsrapport och pantsättningsfil. All korrespondens sker på engelska.

• clientservices.factoring@seb.se - Frågor av löpande karaktär, exempelvis differenser. Korrespondens på svenska går bra.

• Din kontaktperson på Kleer - Har du frågor som gäller avstämning av factoringkontot eller behöver stöd och tips som är kopplade till Kleer-systemet. Kleer och SEB har ett nära samarbete och tillsammans med dig, försöker vi få samarbetet att fungera så bra som möjligt. Har du svårt att få till en bra rutin kring denna tjänst, hör gärna av dig till oss på Kleer så gör vi vårt bästa för att hitta en lösning.

.png)

_1.png)