Rapportering för underkonsulter i Kleer

Ladda gärna ner vår mobilapp Kleer, som finns tillgänglig för Android och iPhone.

Rapportering i mobilapp

Ladda gärna ner vår mobilapp Kleer, som finns tillgänglig för Android och iPhone. Du loggar enkelt in med mobilt BankID eller e-postadress/lösenord.

Målet är att appen ska vara självförklarande, men i appens flik Inställningar finns annars ett avsnitt Hjälp som leder till en appspecifik guide.

Rapportering i webbgränssnitt – tid

Inloggning till Kleer

Logga in genom att gå till my.kleer.se

Fyll i e-postadress samt lösenord. Om det är första gången du ska logga in i Kleer väljer du istället att klicka på länken som heter ”Glömt ditt lösenord?”. Fyll i din e-postadress och klicka på ”återställ”. Kleer mejlar då ut inloggningsuppgifter till dig.

Varje måndag skapas det en ny veckorapport i Kleer. Varje vecka alternativt varje månad skickar Kleer ut en påminnelse om att tidrapport ska fyllas i och godkännas. Godkännandet innebär att tidrapporten blir klar för attest av respektive chef. Om ett månadsbryt inträffar mitt i en vecka så delas veckorapporterna upp i två delar (A & B-veckor).

Tidrapportering

När du har loggat in i Kleer klickar du på Tidrapporter som du hittar i menyn till vänster. För att tidrapportera klickar du på ”Rapportera tid”. Knappen till uppe till vänster som heter ”Fler alternativ” använder du om du vill kopiera data från tidigare veckor innan. Här kan du antingen välja att kopiera endast projekten alternativt både projekt samt tid och ev kommentarer.

Arbetad tid

Välja projekt och aktiviteter

Tryck på gråa knappen ”Lägg till projekt” under tabellen för att få möjlighet att lägga till ett nytt projekt att rapportera på om du inte redan ser det i sidan. Välj sedan vilken eller vilka aktiviteter du vill lägga till att rapportera på.

(För att snabbt lägga till en ny aktivitet i ett projekt som redan finns på sidan kan du trycka på gröna plustecknet ute till höger vid summan för projektet.)

Mata in tid och kommentarer

Mata därefter in antal timmar per dag i tidsfälten. Under knappen ”Alternativ” kan du välja att byta format mellan decimaltal och tim, dvs. om 90 minuter visas och matas in som 1,5 eller 1.

Det som skrivs i fältet extern kommentar ligger till underlag för fakturering och kan komma att visas på kundfakturorna, men kan tas bort eller redigeras av den som ansvarar för fakturering. Intern kommentar används endast för intern kommunikation. Finns behov av upp- eller nedskrivning av timmar görs även detta av den person som ansvarar för faktureringen.

Spara och godkänn

Dina ändringar sparas löpande allteftersom du matar in tiden. Klicka på ”Godkänn” när du är helt klar för hela veckan. OBS! En veckorapport går att ”låsa upp” till dess att den blivit attesterad av projektledare.

Kalender

Kalendern som finns till höger i tidsrapporteringsvyn på stora skärmar, eller kan klickas fram genom kalenderknappen (”21-27 feb 2022”) på mindre skärmar, har olika färger som indikerar olika status för respektive rapport.

Rapportering av utlägg

Kvitton

Om du har kvitton som ska vidarefaktureras projektet kan du:

Fota papperskvitton (eller ladda upp PDF) med vår app
Ladda upp kvittobilder på webben under Utlägg > Hantera utlägg
Mejla in kvitton till kvitton@expense.kleer.se

Därefter får du i webben (under Utlägg > Hantera utlägg, rubriken Nya kvitton) eller appen komplettera kvittobilderna med information om vad för typ av utlägg det var, samt välja till vilket projekt det ska vidarefaktureras.

Därefter måste du (under Utlägg > Hantera utlägg, rubriken Utlägg att lämna in längst ner) lämna in kvittona så att det skapas en utläggsjournal, som sedan attesteras av din uppdragsgivare i Kleer. De hamnar därefter på fakturan till slutkund men också på din självfaktura.

Milersättning/traktamente

Om du har milersättning eller traktamente som ska vidarefaktureras kommer det stöd i Kleer för att hantera det från1 februari 2026. Dessförinnan har olika bolag använt olika workarounds för detta, så kolla med din projektledare vad som gäller.

Självfaktura

När fakturering av tiden sker, typiskt i månadsskiftet, kommer det skapas upp en självfaktura som skickas till e-post-adressen som står angiven i Kleers underkonsultregister.

Denna går att använda som bokföringsunderlag i eget redovisningssystem. Se nedan för ett exempel.

I exemplet är numret 1-1 dvs. den första fakturan om du som underkonsult har ID 1 hos din uppdragsgivare i Kleer. Nästa faktura får nummer 1-2 osv.