Överlämning tidigare ekonomifunktion-anpassad version till tidigare byrå

Vi behöver tidigare bokföring från er!

Underlag tidigare byrå

Vi behöver tidigare bokföring från er!

Vi behöver information från er, bolagets tidigare byrå, för att det ska bli korrekt för bolagets bokföring framåt.

Nedan har vi specificerat vad vi behöver från er i följande ordning:

• SIE-filer

• Avstämningsunderlag

• Hantering av löpande bokföring

• Personalinformation

• Övrigt

1. SIE-filer från tidigare perioder

Dessa filer innehåller alla siffror från bolagets bokföring. Med hjälp av dessa filer får vi helt enkelt in rätt siffror och all historik på ett enkelt sätt i Kleer.

Vi vill ha följande från er:

• **Preliminär SIE-fil för innevarande räkenskapsår. **Alltså från dag ett på året bolaget befinner sig i nu, tills sista dagen i perioden innan bolaget startar hos Kleer.

• Slutliga SIE-filer per överlämningsdatum (så fort bokslut är klart). När ingenting mer händer hos er och alla bokföring är på sin plats. Då behöver vi den slutgiltiga SIE-filen för innevarande räkenskapsår.

• SIE-filer för tidigare räkenskapsår (om det finns). På så sätt ser vi vad som skett i föregående perioder och får jämförelsesiffrorna direkt i det nya systemet.

2. Avstämningsunderlag från sista bokslutet

Vi behöver veta vad som finns i bolagets balansräkning. Därav önskar vi ta del av avstämningsunderlag och specifikationer för varje konto som finns i bolagets balansräkning.

Avstämningen ska innehålla följande:

• Specifikationer till alla balanskonton per datum för överlämning. Notera gärna på underlagen om det finns specifika bolagsrutiner.

• Leverantörsreskontra i excel ink. kommentarer om tvister eller liknande.

• Kundreskontra i excel ink. kommentarer om tvister eller liknande.

• Inventarieregister där varje inventarie finns specificerad och som innehåller inköpsdatum, inköpsbelopp, start för avskrivning, ackumulerad avskrivning samt restvärde.

• Eventuella underlag till aktieägartillskott, depositioner eller andra poster i balansräkningen som kräver underlag.

3. Hantering av den löpande bokföringen i skiftet

Leverantörsfakturor

Alla leverantörsfakturor som är utställda med ett fakturadatum före överlämningsdatum ska bokföras och betalas av bolaget i fråga om möjligt. Kommer de in när vi på Kleer har tagit över bokföringen så ska de skickas till följande adress:

BOLAGETS NAMN c/o Kleer Group AB Box 90255 120 24 Stockholm

Eller via e-post om fakturan är digital : BolagsnamnAB@invoice.kleer.se

Deklarationer

• Deklarationer av källskatt, sociala avgifter, och moms som avser en period då redovisningen sköttes av er, bolagets tidigare byrå, ska utföras av er. Det gäller även preliminärskatten.

• Förtydligande kring momsdeklarationen: Om kunden har kvartalsmoms och bytet till Kleer sker mitt i en momsperiod så ansvarar Kleer för den momsdeklarationen.

OBS Vi behöver i detta fall en momsrapport från perioden där redovisningen har skett hos er. Exempelvis om kund har kvartalsmoms och bytet till Kleer sker 1 mars så ansvarar Kleer för momsdeklarationen för Q1, men vi behöver en momsapport av er för jan-feb.

4. Personalinformation och löneunderlag

Vi behöver information om bolagets anställda för att lön och semester ska hanteras korrekt. Tänk dock på GDPR när ni skickar oss efterfrågade underlag och lösenordsskydda filerna ni skickar oss så personuppgifterna hanteras tryggt och säkert!

• Fyll i grundinställningar för bolaget här. Grundinställningar är standardinställningar för lön, semester, skatt etc. för bolaget. Detta utgör grunden för varje ny användares anställningsavtal i Kleer.

• Ladda ner och fyll i excelen Löneimport i Kleer och bifoga under rubriken “Övriga underlag lön” via länken här. Är det otydligt hur excelen ska fyllas i? Finn instruktioner i excelens första flik.

• Ta ut en semesterskuldsrapport från tidigare system och bifoga under rubriken **“Estimerad semesterskuld” via länken här. Semesterskulden ska tas ut för samtliga anställda fram till och med datumet för överlämning. Om ni går live 1 april ska semesterskulden vara per 31 mars.

• Ta fram lönespecifikationer för aktuellt år för samtliga medarbetare och bifoga under rubriken “Lönespecifikationer för aktuellt år” via länken här.

• Ladda ner och fyll i excelen Löneimport i Kleer med uppdaterade värden från senaste lönekörningen och bifoga under rubriken “Övriga underlag lön” via länken här. Är det otydligt hur excelen ska fyllas i? Finn instruktioner i excelens första flik.

5. Övrigt

Vad gör vi med underlagen bolagets gamla bokföring?

Vi arkiverar inte våra kunders gamla bokföring. Pärmar och dokumentation ska därför skickas till kundens kontor. Har underlag inte scannats in behöver de sparas i 7 år.

Leverantörsfakturor som kommer efter överlämning

Om tidigare byrå får leverantörsfakturor till sig efter överlämningen har skett ska dessa skickas till Kleer på nedanstående adress:

BOLAGETS NAMN c/o Kleer Group AB Box 90255 120 24 Stockholm

Eller via e-post om fakturan är digital : BolagsnamnAB@invoice.kleer.se