Skicka och ta emot e-fakturor

En guide för hur det fungerar att skicka och ta emot e-fakturor i Kleer

En guide för hur du går tillväga för att framförallt skicka e-fakturor i Kleer

Varför är det fördelaktigt med e-fakturor?

E-fakturor är ett väldigt säkert sätt att skicka/ta emot fakturor i jämförförelse med post och email. När fakturor skickas via post och email finns alltid en risk att fakturan inte kommer fram, fastnar i spamfilter eller liknande, men med e-fakturor finns inte denna risken. Skulle en e-faktura inte kunna levereras får VAN-operatören felmeddelanden som skickas tillbaka till avsändaren.

E-fakturornas data registreras också maskinellt vilket gör att dessa fakturor inte behöver tolkas. Det innebär minskad risk för fel vid tolkning och även en snabbare hantering i Kleer då vi inte behöver invänta tolkningen innan fakturorna kan konteras.

Kom igång med att skicka e-fakturor

Kontakta ditt team på Kleer

För att komma igång med att skicka e-fakturor behöver du kontakta ditt team på Kleer så att de kan aktivera integrationen för dig.

Ändra leveranssätt till EDI-faktura

När uppsättningen av integrationen är klar behöver du ändra leveranssätt på dina kunder så att standardleveranssätt blir edi-faktura

När du gör detta får du ett fält för “EDI-mottagare” där du kan söka efter kunden och få bekräftelse på att de kan motta e-fakturor. För att kunna söka efter mottagare behöver du fylla i organisationsnummer, VAT-nummer eller ett GLN-nummer. I det flesta fall räcker det med ett organisationsnummer för svenska kunder och VAT-nummer för utländska kunder. För att kunna spara kundkortet med leveranssätt EDI-faktura måste EDI-mottagare vara satt.

Ger sökningen träff får du upp förslag på mottagare. Det kan finnas fler än ett alternativ om mottagaren exempelvis har flera avdelningar som mottar e-fakturor och därmed har olika adresser. I dessa fall behöver du välja en av mottagarna med rätt information. Finns bara en matchande mottagare så väljs den automatiskt.

När du sedan sparar kommer du se en blå blixt bredvid leveranssättet som en indikation på att allt är uppsatt korrekt.

Nu är det bara att köra igång och skicka dina fakturor! Var dock noga med att all information även finns med på fakturorna om du exempelvis skapar fakturor via api

Skulle du inte få någon träff på EDI-mottagare dubbelkolla med din kund att du har fått rätt uppgifter och om det fortfarande inte inte går att hitta hör av dig till ditt Kleer team så hjälper de till.

Att tänka på

Organisationsnummer eller VAT-nummer krävs för att kunna hitta en mottagare. Att ha ett GLN-nummer är frivilligt och används främst av större organisationer och myndigheter där det finns olika avdelingar som mottagare men alla har samma organisationsnummer. Därför är detta fältet ofta tomt när en mottagare hittas och du kan fortsätta låta detta vara tomt om din kund inte uppgett något annat.

Om du har skickat originalfakturan som e-faktura kan du skicka om fakturan flera gånger, men vill du skicka en påminnelse på fakturan behöver du ändra leveranssätt på fakturan till epost eller post då påminnelser inte kan skickas som e-faktura.

Checklista

• Se till att du har rätt uppgifter till din kund. Viktigast är att ha organisationsnummer eller VAT-nummer, men kolla även så din kund inte använder sig av GLN-nummer isåfall behövs även detta.

• Använd e-faktura som standardleveranssätt på kundkortet så att detta automatiskt används på fakturor

• Dyker det upp en grå blixt bredvid leveranssättet (om du valt annat än EDI-faktura) innebär det att kunden kan ta emot e-fakturor. Vi rekommenderar att du byter till EDI-faktura i de fallen

Ta emot e-fakturor

För att ta emot e-fakturor i Kleer är det enda du behöver göra att uppge ditt organisationsnummer och ev. VAN-operatör Scancloud. Sen är det bara för dina leverantörer att skicka fakturorna så hamnar de rätt i systemet.