Balansrapporten

Tips på viktiga delar i balansräkningen som kan hjälpa dig att uppskatta likviditeten, flagga för negativt resultat och mer.

Tips på viktiga delar i balansräkningen som kan hjälpa dig att uppskatta likviditeten, flagga för negativt resultat och mer. Allt om balansräkningen nedan!

Likviditet, negativt resultat och obetalda transaktioner, håll koll på balansen!

Balansrapporten är bra att hålla koll på. Som redovisningskonsult ska man alltid veta hur kontona i balansräkningen blir “noll”. Det är faktiskt ingen dum idé att ha koll på som bolagsägare eller ekonomansvarig heller. Är det någon som är skyldig er pengar och när betalar dem in detta? Eller är det kanske tvärtom? I Kleers balansrapport är det inte mycket du behöver konfigurera för att få fram informationen du behöver men det kan vara bra att veta vad det är du tittar på. Nedan kommer några tips på konton och begrepp.

Hur vet jag att alla betalningar är bokförda?

I Kleer hämtas dina banktransaktioner en gång per dag och kundfakturor och leverantörsfakturor blir avstämda per automatik. Ibland skriver någon av era kunder fel referensnummer och transaktionen vet inte vart den ska ta vägen. I din vy kommer den här transaktionen självklart synas på bankkontot i Kleer, men som bekant måste bokföringen balanseras och beloppet återfinns då på konto 1615 för tillfället. På samma konto hamnar även manuella transaktioner som ni skickat iväg själva i internetbanken, där systemet inte har något underlag att matcha mot per automatik.

Har ni SEB som bank kan ni dock få in transkationer var 15e minut! Läs mer på vår blogg eller kontakta er Kleer-konsult för att veta mer om tjänsten.

Varför är det viktigt att hålla 1615 fritt från transaktioner?

Transaktioner som kommit in eller ut från er bank kan både påverka intäkter och kostnader vilket i sin tur påverkar bolagets egna kapital och resultat, därav att detta konto bör vara tomt. Några av de manuella transaktioner som inte matchas per automatik kan exempelvis vara något av nedanstående exempel:

Betalningar till Bolagsverket, aktieägartillskott, nyemissioner eller vissa utlandsbetalningar.

Kan inte min konsult ansvara för transaktionerna utan underlag?

Dina konsulter har en speciell sida i systemet där dessa transaktioner “fastnar” för att på ett enkelt sätt se vilka transaktioner som saknar underlag. De kommer alltid att bokföras mot kontot som avser banken men om det inte finns något underlag hamnar de på konto 1615 eller vad konsulterna kallar för bankfliken. Transaktionerna stäms av och konsulterna mailar er om de saknar underlag till beloppet. Det är inte alltid enkelt att avgöra vad transaktionerna avser och därmed behöver vi er hjälp vid dessa tillfällen. I banken delges inte alltid all information och då behöver vi fråga den som utfört betalningen, som i sin tur kan förklara vad som skett och skicka oss underlagen.

Vad kan jag som ekonomiansvarig göra?

1. Är du medveten om att du gjort manuella betalningar i internetbanken?Skicka underlagen direkt till din Kleer-konsult så bokför hen transaktionen för er.

2. Ser du att det ligger ett belopp på 1615 när du kollar igenom din balansräkning? Klicka dig in på kontot och se om du kan avgöra vad beloppet avser. Känner du igen transaktionen, skicka underlaget till din konsult. Vet du inte vad transaktionen avser, ta hjälp av din konsult för att reda ut detta!

Hur håller jag koll på min likviditet?

Det snackas mycket om likviditet. Hur håller man egentligen koll på vad som kommer in och vad som ska betalas ut? Ni kan er verksamhet bäst men några konton som man alltid kan ha i åtanke har vi delat med oss av nedan.

Kundfordringar

På konto 1510 hittar du det belopp som era kunder är skyldiga att betala in till er den närmsta tiden. Dock behöver ni ta hänsyn till om någon av dessa fakturor med största sannolikhet inte kommer att betalas, be din konsult att justera det i bokföringen om det behövs.

Leverantörsskulder

Leverantörsskulderna finner ni på konto 2440 i balansräkningen och avser kortfristiga skulder som ni förväntas betala den närmsta tiden och är därmed bra att räkna med i er likviditetsberäkning.

Löner och utlägg

Varje månad behöver ni betala ut löner till era anställda inklusive de utlägg som de lämnat in under månaden. Tips är då att kolla i rapporten för lönestatistiken för att göra en uppskattning på vad ni betalar ut månadsvis.

Skatteverket

Skatteverket är också en aktör som behöver få betalt i tid utöver era leverantörer. När betalningarna ska vara skatteverket tillhanda kan dock variera från bolag till bolag. Det kan också variera vad du ska betala in beroende på vad bolaget är registrerat för på skatteverket. Vanligtvis är det nedanstående som behöver betalas in: sociala avgifter och avdragen skatt, moms, F-skatt och bolagsskatten (årsvis).

Vad ska egentligen betalas till skatteverket och hur ser jag det?

Moms

Det skiljer sig från bolag till bolag hur ofta momsen ska betalas. Antingen per månad, kvartal eller år. Du kan till och med sakna registrering för moms och då får du inte ta upp ingående moms eller fakturera med moms.

Moms består av utgående moms, ingående moms och fiktiv moms. Utgående moms står specificerat på era kundfakturor och ska betalas in från er till skatteverket. Den ingående momsen finns på de leverantörsfakturor ni tar emot och som ni då ska få inbetalt från skatteverket. Men istället för att du ska betala in en vissa summa i utgående moms för att sedan få tillbaka den ingående, får du räkna samman beloppen och bara betala mellanskillnaden. Det bokförs på separata konton löpande under månaden och när momsen ska lämnas in slås den ihop mot ett bokföringskonto och töms sedan när du antingen fått betalt från skatteverket eller du betalar in summan till dem. Det pratas även om fiktiv moms, det gäller när man köper tjänster från ett bolag registrerat i utlandet, som nyttjas i Sverige. Då bokförs “fiktiv moms”, vilket egentligen betyder att man inte bokar någon moms som ska betalas, men den ska redovisas till skatteverket.

Se de fyra vanligaste momskontona nedan. Ni kan ha fler konton för moms än nedanstående och beloppen bokförs då på konton mellan 2600-2699.

*Konsulten bokför momsen i samband med deklaration och det är först då det redovisas på ett samlat bokföringskonto. Innan dess tittar man på samtliga konton för moms för att få en uppfattning om vad som ska betalas, detta görs enklast genom att klicka in på momsrapporten där en summering presenteras. *

2610 - Utgående moms

Mot detta konto bokförs vanligtvis den utgående momsen. Den bokas i samband med att ni attesterar en kundfaktura på fakturadatum. Utgående moms är en skuld ni har till skatteverket.

2641 - Ingående moms

När ni attesterat kvitton och fakturor från leverantörer bokas den ingående momsen upp på ett bokföringskonto i balansräkningen. Ingående moms är en fordran hos skatteverket och är alltså ett belopp ni får tillbaka eller vanligtvis får dra av mot den utgående moms som ni är skyldiga skatteverket.

2650 - Momsskuld

Om bolaget är skyldiga skatteverket mer i utgående moms än vad som bokförts i ingående moms kommer mellanskillnaden bli en skuld och bokförs då mot konto 2650.

1650 - Momsfordran

Är mellanskillnaden en fordran hos skatteverket innebär det att ni ska få tillbaka pengar från dem. Då bokförs beloppet mot 1650 och blir noll i samband med att ni får beloppet inbetalt på ert bankkonto från skatteverket.

Sociala avgifter

2710 & 2730 Sociala avgifter och avdragen skatt

På dessa konton bokförs det som ska betalas in till skatteverket avseende de anställdas löner. Om lönerna är ungefär på samma nivåer månadsvis kan en uppskattning baseras på tidigare månaders inbetalningar.

F-skatt

Varje månad betalar bolaget vanligtvis in F-skatt till skatteverket. Beloppet beslutas en gång per år om ni inte aktivt väljer att lämna en preliminär inkomstdeklaration till skatteverket av särskild anledning. F-skatten baseras på det resultat som deklarerats till skatteverket i bolagets inkomstdeklaration två år tillbaka. Se mer i beslutet från skatteverket. F-skatten påverkar därmed era utbetalningar månadsvis.

När behöver jag oroa mig för negativt resultat?

Har du ett negativt resultat, se till att det är lägre än ditt egna kapital, är det högre, då är kapitalet förbrukat, och åtgärder behöver vidtas. Självklart bör er konsult upplysa er om detta, men det är bra att förstå hur ni läser er balansrapport för att vara insatta i bolagets ekonomi. I slutändan är det ni som är ansvariga för er ekonomi.

Vart kan jag se om det egna kapitalet är förbrukat?

I bolagets balansräkning summeras det egna kapitalet i en separat del. Dels specificeras aktiekapitalet men även de sammanlagda vinster eller förluster ni gjort genom åren. Även nyemissioner i form av överkursfond och ökat aktiekapital tillhör det egna kapitalet, samt aktieägartillskott.

Tillsammans summerar detta till bolagets egna kapital.

Hur kontrollräknar jag om det är förbrukat eller ej?

Så länge erat negativa resultat inte överstiger det egna kapitalet exklusive halva aktiekapitalet så är det inte förbrukat. Överstiger betyder då att det negativa bloppet är större (längre ifrån noll) än det egna kapitalet.

Exempel på fiktiv Balansrapport i Kleer med förbrukat EK

Se nedan vilka rader i balansräknigen som jämförs när resultatet är negativt och man behöver stämma av sitt egna kapital. I exemplet nedan är resultatet förbrukat med 573 344,52 kr. ((-150 000 + (50 000/2)) - (-698 344,52)) = 573 344,52 kr.

Vad gör jag om vi har förbrukat eget kapital?

Om erat egna kapital är förbrukat måste ni direkt vidta åtgärder. Dels behöver ni upprätta en kontrollbalansräkning, där bolagets verksamhet bedöms och tillgångar och skulders verkliga värden värderas. Efter åtta månader kommer ni behöva upprätta ytterligare en kontrollbalansräkning där man på nytt bedömmer bolagets förmåga att fortsätta med verksamheten.

Hur återställer jag det egna kapitalet?

1. Antingen om ni kan visa på att ni har ökade intäkter närmsta tiden och vet att ni kommer ta ikapp det negativa resultat ni haft.

2. Alternativt så ökar ni aktiekapitalet genom aktieägartillskott, vilket därmed ökar aktiekapitalet och utrymmet för ert negativa resultat.

Vad händer om ni inte återställer det egna kapitalet?

1. Är det återställt när KBR 2 upprättas, behöver inga fler åtgärder vidtas, utan verksamheten kan drivas vidare.

2. Är det egna kapitalet fortfarande förbrukat behöver bolaget ta beslut om likvidation.

Vem kan se balansrapporten?

Balansrapporten kan endast ses av två olika behörighetstyper.

Ekonomiansvariga

Ekonomiansvarig är rollen för den som ska kunna se allt i Kleer, ofta CFO, VD eller en ekonomiadministratör. Den behörigheten omfattar även den här rapporten.

Full läsbehörighet

Er revisor, potentiella investerare, styrelsemedlemmar. Det kan finnas dem i sfären runt ert bolag som ska kunna se all bokföring och ta del av all information men inte kunna göra någonting administrativt i systemet. Dessa ser systemets alla delar.