Hur man redigerar fakturamallar

Hur man redigerar fakturamallar i Kleer

Introduktion

Denna guide är avsedd för kunder och konsulter som vill redigera sina egna fakturamallar.

Fakturamallar är en uppsättning strukturerade Word-dokument som innehåller “taggar” som hämtar fakturainformation från Kleer och genererar PDF som biläggs när fakturor skickas från Kleer. I varje bolag finns, som standard, 6 mallar: Debet/Kredit för Inrikes, EU och Export. Dessa mallar finns att tillgå under Inställningar → Fakturamallar.

Hur lägger man till en ny tagg?

För att lägga till en ny tagg klickar man ctrl+F9.
Högerklicka på taggen och välj “Redigera fält”.
Välj “MergeField” och skriv taggens namn i “Fältnamn”, tryck OK.

Det går även att redigera en befintlig tagg genom att markera texten och välja alternativet “Växla fältkoder”. När en fältkod växlats så ser man den bakomliggande koden — Words egen syntax i kombination med fältnamnet nedan används för att anropa information som finns hos kunden i Kleer:

{ IF { MERGEFIELD PoNumber \* MERGEFORMAT } = "" "" "Referensnummer: { MERGEFIELD PoNumber \* MERGEFORMAT }" \* MERGEFORMAT }

Fältnamn

Företagsuppgifter

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Företagsnamn	`CompanyName`
Adressrad 1	`CompanyAddress1`
Adressrad 2	`CompanyAddress2`	T.ex c/o
Postnummer	`CompanyZipCode`
Stad	`CompanyState`
Land	`CompanyCountry`
Telefonnummer	`CompanyPhone`
Bankgiro	`CompanyBankGiroNr`	BG-nr på företagets “primära” bankkonto
Bic/Swift nummer	`CompanyBic`
IBAN	`CompanyIban`
Företagets organisationsnummer	`CompanyOrganisationNumber`
Företagets VAT-nummer	`CompanyVatNumber`
Företagets hemsida	`CompanyHomepage`

Kundinformation

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Adressrad 1	`ClientAddress1`
Adressrad 2 (t.ex. c/o)	`ClientAddress2`
Kontaktperson	`ClientContact`
Land	`ClientCountry`
Mejladress	`ClientEmail`
Kundnummer	`ClientForeignId`
Kundensnamn	`ClientName`
Slutkund	`EndClientName`
Organisationsnummer	`ClientOrganisationNumber`
Telefonnummer	`ClientPhone`
Stad	`ClientState`
VAT-nummer	`ClientVatNr`
Postnummer	`ClientZipCode`
Land	`Country`
Leveransadress 1	`DeliveryAddress1`	Endast API
Leveransadress 2	`DeliveryAddress2`	Endast API
Leveransland	`DeliveryCountry`	Endast API
Leveransdatum	`DeliveryDate`	Endast API
Leveransemail	`DeliveryEmail`	Endast API
Mottagarnamn	`DeliveryName`	Endast API
Leveransstad	`DeliveryState`	Endast API
Leveranspostnummer	`DeliveryZipCode`	Endast API

Fakturainformation

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Adressrad 1	`Address1`
Adressrad 2	`Address2`	T.ex c/o
Belopp utan moms (exkl.)	`AmountWithoutVat`
Belopp med moms (inkl.)	`AmountWithVat`
Moms	`Vat`
Belopp utan rabatt och moms	`AmountWithoutVatAndDiscount`
Belopp med rabatt och moms	`AmountWithDiscountAndVat`
Rabatt utan moms	`DiscountWithoutVat`
Rabatt med moms	`DiscountWithVat`
Valuta	`Currency`
Valutakurs	`CurencyRateDate`
Fakturadatum	`Date`
Anteckningar	`Notes`
Förfallodatum	`DueDate`
E-postadress	`Email`
Tekniskt ID	`InternalId`
Fakturanummer	`InvoiceNumber`
Betalningsvillkor (dagar)	`PaymentDays`
Startdatum (för intäktsperiodisering)	`PeriodStartDate`
Slutdatum (för intäktsperiodisering)	`PeriodEndDate`
Referensnummer	`PoNumber`
Postort	`State`
Vår referens	`OurContact`
Er referens	`YourContact`
Postnummer	`ZipCode`

Fakturarader

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Fakturastart för faktura	`TableStart:Rows`
Fakturastopp för faktura	`TableStop:Rows`
Beskrivning utan period	`RowDescriptionNoPeriod`
Beskrivning	`RowDescription`
Moms på rad	`RowVat`
Antal	`RowQuantity`
Pris	`RowPrice`
Radtotal belopp	`RowAmount`
Radrabatt	`RowDiscount`

Projekthantering

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Projektnamn	`ClientProjectNames`
Projektnummer	`ClientProjectNumbers`
Projektbudget	`ClientProjectBudgetAmount`
Återstående budget	`ClientProjectRemainingBudgetAmount`
Återstående budget efter denna faktura	`ClientProjectRemainingBudgetAmountAfter`
Ingående fakturerat belopp (exkl. moms)	`ClientProjectPreviouslyInvoicedWithoutVat`
Ingående fakturerat belopp (inkl. moms)	`ClientProjectPreviouslyInvoicedWithVat`

Hur man villkorsstyr att dölja fält om innehåll saknas

Man kan gömma fält om de endast ska synas när de innehåller information. För att uppnå detta behöver man villkorsstyra taggningen. Skriv namnet på det fält som man vill dölja där det står “Fältnamnet:”. Om man vill dölja e-postadress-fältet om ingen e-post är angiven skriver man Email och ser till att man har taggningen «CompanyEmail» i början och slutet.

Göra egna IF-satser

Om man vill göra egna IF-satser går det utmärkt. Så här följer syntaxen:

{ IF { MERGEFIELD Currency \* MERGEFORMAT } = "SEK" "YES" "NO" }

I det här fallet vill man skriva ut YES om fakturans valuta är i SEK och NO om valutan är något annat. För att få satsen att fungera är det viktigt att man högerklickar på “Currency” och väljer “Redigera fält”. Här ska fältnamnsvalet vara MergeField och det ska stå Currency i fältnamnsegenskaper. Du kan byta ut Currency mot valfritt fält om så önskas.

Egna fält

Om man använder “egna fält” i Kleer så kan dessa användas i fakturamallarna. För att lägga in ett eget fält i fakturamallen lägger man till respektive tagg som eget fält och använder fältets unika alias.

Fält	Namn på tagg	Kommentar
Kundfaktura-fält	`Field:Alias:Value`	Ex: `Field:Ordernummer:Value`
Kundfakturarad-fält	`RowField:Alias:Value`	Ex: `RowField:Säljare:Value`

För att hitta unika alias på egna fält, prata med din kontaktperson på Kleer.

Beräkningar i fakturamallar

Om man vill göra en matematisk beräkning av innehållet i ett fält är det möjligt. Kapsla in hela stycket och sätt “=” i början. Individuella fält kan nu beräknas med standard operatorer.

Exempel:

{ = { MERGEFIELD RowPrice \* MERGEFORMAT } * { MERGEFIELD RowQuantity \* MERGEFORMAT } + 10}

Beräknar radens pris × antal + 10. Detta fungerar utmärkt att visualisera i Kleer.

Behöver du hjälp att redigera dina fakturamallar?

Prata med din kontaktperson på Kleer.