Attest och godkännande av tid

Skillnaden mellan att godkänna och att attestera tid, vem som får göra vad, och hur sidan Godkänn/Attestera tidrapporter fungerar.

Tid som rapporteras i Kleer går igenom två steg innan den blir fakturaunderlag och lönegrundande: den godkänns och den attesteras.

Godkänna och attestera

En tidrapport har en av tre statusar:

• Öppen. Tiden är sparad men inte godkänd. Bara öppen tid går att ändra.
• Godkänd. Tiden är klar för attest. Medarbetaren godkänner sin egen vecka, och närmaste chef och projektledare kan också godkänna.
• Attesterad. Tiden är granskad och låst.

Att godkänna betyder att tiden är klar. Medarbetaren gör det med Godkänn på veckan i Tidrapporter > Rapportera tid, se Tidrapportering för dig som användare.

Att attestera betyder att tiden är granskad och får användas. Först då:

• blir fakturerbar tid fakturaunderlag, se Fakturaunderlag
• blir tiden lönegrundande, när den attesteras per användare
• bokförs intäkten på ett fastprisprojekt.

Om tid får attesteras innan den är godkänd, och om man får attestera sin egen tid, styrs av inställningar på bolaget som er Kleer-konsult hjälper till med, se Begränsningar.

Vem får göra vad

Närmaste chef ställs in på användaren under fliken Organisation, och projektledare på varje projekt. Rollerna beskrivs i Behörigheter i Kleer för bolag.

Sidan Godkänn/Attestera tidrapporter

Sidan nås under Tidrapporter > Godkänn/Attestera. Siffran vid menyvalet visar hur många tidrapporter som väntar på attest. Menyvalet syns för den som är projektledare, närmaste chef eller har behörighet att se all tid.

Flikarna

• Användare. En rad per person och period, med frånvarotid, intern tid, extern tid och total tid, schemalagd tid och avvikelse, och om tiden är godkänd.
• Mitt team. Samma vy, men bara dina underställda. Syns för den som är chef.
• Projekt. En rad per person och aktivitet, grupperat per projekt. Här attesterar projektledaren tiden på sina projekt. Fliken visar bara tid som du får attestera.

En bock vid tiden visar att den är attesterad. Håll muspekaren över den för att se vem som attesterade. Vill du se tidrapporten i detalj klickar du på namnet, så öppnas personens vecka.

Filtren

Välj period, till exempel Föregående vecka eller Innevarande månad, eller ange start- och slutdatum. I flikarna Användare och Mitt team väljer du också om raderna ska visas per dag, vecka eller månad.

Du kan dessutom filtrera på projektledare, projekt, gruppchef, kund, aktivitet och namn. Har ni underkonsulter finns också Användartyp. Filtren ligger i sidans adress. Du kan därför spara en filtrerad vy som bokmärke eller skicka länken till en kollega, som ser samma urval om hen har behörighet till det. Bakåtknappen tar dig tillbaka till urvalet du lämnade. Rensa alla filter rensar bara den sida du står på. Byter du bolag rensas filtren.

Godkänna, attestera och avslå

1. Markera raderna med kryssrutorna, eller alla på en gång med kryssrutan i rubrikraden.
2. Klicka på Attestera, Godkänn eller Avslå längst ned.

• Attestera. Finns det tid som inte har godkänts av chef eller projektledare får du en varning och kan välja att fortsätta.
• Avslå. Skickar godkänd tid tillbaka till medarbetaren, som kan ändra den. Skriver du ett meddelande skickas det som mejl till den som äger tidrapporten.

Många rader attesteras i bakgrunden, och du ser hur långt det har kommit. När det är klart visas hur många tidrapporter som attesterades och om någon misslyckades.

Låsa upp attesterad tid

Attesterad tid går att låsa upp, så att den blir öppen och kan ändras igen. Det kan den som har skrivrätt på all tid, och en chef med rollen Chef för sina underställda. Projektledare kan inte låsa upp.

• En vecka: öppna veckan och klicka på Lås upp.
• Flera tidrapporter: gå till Tidrapporter > Registrerad tid, markera dem och klicka på Lås upp. Skriver du ett meddelande skickas det till medarbetaren.

Tid som redan finns på en kundfaktura, och lönegrundande tid i en period där lönen är godkänd, låses inte upp. Du får ett meddelande om vad som hoppades över.