Anslagsfakturor
När leverantörsfakturor används som betalning av beviljade anslag
Vad är en anslagsfaktura?
En anslagsfaktura är en leverantörsfaktura som används för betalning av ett beviljat anslag. Istället för att mottagaren av anslaget får pengar utbetalda till sitt konto tillåts de istället skicka en faktura till stiftelsen som stiftelsen betalar å mottagarens vägnar. Fakturan skickas dock i praktiken oftast direkt av leverantören till stiftelsen.
Exempel på denna typ av fakturor är tandläkarfakturor, glasögonfakturor, hotellvistelser
Det som skiljer i hanteringen av en anslagsfaktura och en leverantörsfaktura i Kleer är att på en anslagsfaktura ska det anges vilket eller vilka anslag fakturan avser, annars är allting annat lika.
Samma inställningar gällande attestkedjor och dualitet gäller även dessa fakturor.
Anslagsfakturaflöde i helhet
1. Bevilja anslag (försystem)
Alla anslag som hanteras i Kleer måste först beviljas. Det gör i valt försystem, vanliga försystem är Stiftelserummet (Boardeaser) samt SBS.
2. Ange faktura som betalmetod (försystem)
För att det ska gå att matcha en leverantörsfaktura mot anslaget måste det i försystemet ha markerats med att det ska betalas med faktura. Hur detta praktiskt görs i försystemet hänvisar vi till respektive försystems guider.
3. Leverantörsfaktura inkommer till Kleer
Anslagsfakturor skall skickas in till Kleer som övriga leverantörsfakturor. Dvs via e-post, EDI eller post. Vänligen markera/be leverantör markera om möjligt att det gäller anslag.
4. Faktura konteras
När fakturan inkommit konteras den av personal på Kleer. Den bokförs mot skuldkontot för anslag.
5. Ange anslag på leverantörsfaktura
Användare hos stiftelsen med rättighet att administrera leverantörsfakturor anger på leverantörsfakturan vilket anslag fakturan avser. Det görs i avsnittet Anslag, där tillgängliga anslag syns i en rullista som är sökbar. Fakturan kan fördelas på flera anslag, med ett eget belopp per anslag. Se Hantering av anslagsfakturor i Kleer.
6 a. Spara/Attestera leverantörsfaktura
När anslag valts på fakturan måste den sparas alternativt attesteras om val av anslag görs av attestanten. Fakturan går att spara även om hela beloppet inte är fördelat på anslag ännu, men den går inte att attestera förrän hela beloppet är fördelat.
6 b. Återstående på anslag uppdateras
I samband med att anslag valts på fakturan så uppdateras återstående belopp på varje valt anslag så att det inte råkar överskridas.
7. Betala leverantörsfaktura
Betala fakturan precis som övriga leverantörsfakturor
Hantering av anslagsfakturor i Kleer
Inne på en leverantörsfaktura visas avsnittet Anslag under konteringen när fakturan bokförs mot skuldkontot för anslag. Avsnittet finns både i den förenklade fakturavyn och i den fullständiga.
Så fördelar du fakturan på anslag:
- Välj anslag i rullistan på den första raden. Du kan söka i listan.
- Fältet Summa fylls i automatiskt med det som återstår att fördela, dock högst det som finns kvar på det valda anslaget. Ska fakturan bara gälla ett anslag behöver du oftast inte ändra något.
- Ska fakturan delas på flera anslag, ändra beloppet på raden och klicka på plustecknet för att lägga till en ny rad. Välj nästa anslag och ange dess belopp.
- Ta bort en rad med papperskorgen.
Under raderna visas hur mycket som återstår att fördela på anslag. Fakturan går att spara innan hela beloppet är fördelat, men den kan inte attesteras förrän summan på anslagsraderna är lika med fakturans belopp på skuldkontot för anslag. Har du fördelat för mycket visas i stället hur mycket fördelningen överstiger fakturans belopp.
FAQ
Varför ser jag inte Anslags fältet på en faktura i Kleer?
För att funktionen med att matcha en leverantörsfaktura mot ett anslag ska fungera i Kleer måste fakturan bokföras mot det skuldkonto som används för anslag. Standardkontot för det är 2894 men det går även att använda ett annat konto. Har du rättighet att ändra bokföringskonto i konteringen på fakturan kan du göra det och då kommer fältet att visas, känner du dig osäker kontakta Kleer så hjälper vi till.
Varför ser jag inte anslaget i rullistan på en faktura?
Det finns två huvudorsaker till detta
- Kleer har inte fått information från försystemet om att anslaget ska betalas med faktura. Kontrollera i försystemet att det är angett och att det synkats över till Kleer.
- Det finns inget belopp kvar på anslaget. Ett anslag som redan är helt fördelat på andra fakturor visas inte i listan.
Ett anslag som valts på en annan rad på samma faktura visas inte heller en gång till.
Har du kontrollerat detta och anslaget ändå inte dyker upp, kontakta Kleer.
Vad gör jag om anslaget inte räcker till hela fakturan?
Fördela fakturan på flera anslag, med ett belopp per anslag, om det finns fler anslag som fakturan kan belasta. Räcker anslagen ändå inte behöver antingen ett högre belopp beviljas i försystemet, eller så kan det överskjutande beloppet tas som en annan typ av kostnad. Kontakta i så fall Kleer och berätta hur kostnaden ska tas så uppdaterar vi konteringen.
Varför kan jag inte attestera fakturan?
En anslagsfaktura kan bara attesteras när hela fakturans belopp på skuldkontot för anslag är fördelat på anslag, varken mer eller mindre. Under anslagsraderna står hur mycket som återstår att fördela, eller hur mycket för mycket som har fördelats. Justera beloppen på raderna tills meddelandet försvinner.
Kan jag ange anslag på en kreditfaktura?
Nej. Anslag kan bara anges när fakturan bokför ett positivt belopp på skuldkontot för anslag. På en kreditering tar du i stället bort anslagsmatchningen på originalfakturan, vilket går även efter att den är attesterad och betald.