Anslagsfakturor

När leverantörsfakturor används som betalning av beviljade anslag

När leverantörsfakturor används som betalning av beviljade anslag i stiftelser

Vad är en anslagsfaktura?

En anslagsfaktura är en leverantörsfaktura som används för betalning av ett beviljat anslag. Istället för att mottagaren av anslaget får pengar utbetalda till sitt konto tillåts de istället skicka en faktura till stiftelsen som stiftelsen betalar å mottagarens vägnar. Fakturan skickas dock i praktiken oftast direkt av leverantören till stiftelsen.

Exempel på denna typ av fakturor är tandläkarfakturor, glasögonfakturor, hotellvistelser

Det som skiljer i hanteringen av en anslagsfaktura och en leverantörsfaktura i Kleer är att på en anslagsfaktura ska det anges vilket anslag fakturan avser, annars är allting annat lika.

Samma inställningar gällande attestkedjor och dualitet gäller även dessa fakturor.

Anslagsfakturaflöde i helhet

1. Bevilja anslag (försystem)

Alla anslag som hanteras i Kleer måste först beviljas. Det gör i valt försystem, vanliga försystem är Stiftelserummet (Boardeaser) samt SBS.

2. Ange faktura som betalmetod (försystem)

För att det ska gå att matcha en leverantörsfaktura mot anslaget måste det i försystemet ha markerats med att det ska betalas med faktura. Hur detta praktiskt görs i försystemet hänvisar vi till respektive försystems guider.

3. Leverantörsfaktura inkommer till Kleer

Anslagsfakturor skall skickas in till Kleer som övriga leverantörsfakturor. Dvs via e-post, EDI eller post. Vänligen markera/be leverantör markera om möjligt att det gäller anslag.

4. Faktura konteras

När fakturan inkommit konteras den av personal på Kleer. Den bokförs mot skuldkontot för anslag.

5. Ange anslag på leverantörsfaktura

Användare hos stiftelsen med rättighet att administrera leverantörsfakturor anger på leverantörsfakturan vilket anslag fakturan avser. Det görs i fältet “Anslag” och tillgängliga anslag syns i en rullista som är sökbar.

6 a. Spara/Attestera leverantörsfaktura

När anslag valts på fakturan måste den sparas alternativt attesteras om val av anslag görs av attestanten.

6 b. Återstående på anslag uppdateras

I samband med att anslag valts på fakturan så uppdateras återstående belopp på anslaget så att det inte råkar övertraseras.

7. Betala leverantörsfaktura

Betala fakturan precis som övriga leverantörsfakturor

Hantering av anslagsfakturor i Kleer

Inne på en leverantörsfaktura visas fältet Anslag när det går att välja. Både i den förenklade fakturavyn samt den fullständiga.