Bank - Ohanterade banktransaktioner

En guide för dig som ekonomiansvarig hur du hanterar ohanterade banktransaktioner som skickats till dig

En guide för dig som ekonomiansvarig hur du hanterar ohanterade banktransaktioner som skickas till dig

Bakgrund & funktionens syfte

Genom integration mot ditt bolags bank läser Kleer dagligen in era bankkontons balanser och samtliga banktransaktioner som sker på kontot. De flesta transaktionerna bokförs sedan automatiskt men det finns alltid en viss del som behöver hanteras manuellt.

Syftet med funktionen “Ohanterade banktransaktioner” är att underlätta hanteringen av de banktransaktioner som inte kan bokföras manuellt. Både för dig som ekonomiansvarig men även för de konsulter som är anlitade åt er. Genom funktionen får ni möjlighet att ladda upp underlag mot banktransaktioner samt kommunicera genom kommentarsfunktionen. Kleer-konsulten bifogar de banktransaktioner som behöver hanteras manuellt till er så att ni får möjlighet att ladda upp underlag och/eller kommentera.

Hur fungerar det?

Ditt bolags konsulter har möjlighet att markera banktransaktioner på era bankkonton som behöver manuell hantering och därmed bifoga dem till dig som ekonomiansvarig för hantering.

Du kommer då få en notis skickat till dig om att du har x antal ohanterade banktransaktioner som behöver manuell handpåläggning genom uppladdning av saknade underlag och/eller kommentar.

I sidomenyn Bank -> Ohanterade banktransaktioner ser du alla banktransaktioner som skickats till dig

Hur använder du som ekonomiansvarig funktionen?

Det är Kleer-konsulterna för ditt bolag som bifogar banktransaktioner som behöver manuell hantering. När en eller flera banktransaktioner bifogas för hantering går det iväg en notifikation till en eller flera ansvariga i ert bolag, vem som får notifikationen kan konsulten styra.

De banktransaktioner som vidarebefordrats för hantering visas i den nya sidan “Ohanterade banktransaktioner” och finns under meny-valet “Bank” i sidomenyn:

Du kan nå sidan för att hantera banktransaktioner på tre sätt:

• Via länk i notikationen som går ut via mail/SMS när en/flera banktransaktioner bifogas

• Via widget på startsidan

• Genom sidemenyn, Bank -> Ohanterade banktransaktioner

Väl inne på sidan ser du en lista över alla banktransaktioner som bifogats, i ursprungsvyn visas banktransaktioner för samtliga konton men det går även att filtrera på specifika bankkonton.

Hantera-knappen

Hantera-knappen är den huvudsakliga vägen för dig att ladda upp underlag eller svara på/skriva en kommentar.

Du kan se transaktionsinformation när du klickar på “Hantera” på en specifik banktransaktion. Du kan också ladda upp de underlag som behövs i fliken “Underlag”.

Här kan du även se eventuella externa kommentarer som ert bolags Kleer-konsulter skrivit och svara på dessa genom kommentarsfunktionen.

Banktransaktion översikt

När du klickar “Hantera” på en banktransaktion ser du en översikt med information om banktransaktionen, vilket är en sammanställning av den information om banktransaktionen som Kleer mottagit från din bank.

Detta inkluderar bl.a. belopp, referens, beskrivning, betalande part, eventuellt ytterligare meddelande m.m. Informationen som visas ligger till grund för att förstå vilket underlag som krävs.

Underlag

På fliken underlag kan du ladda upp de underlag som behövs. Det går att ladda upp flera underlag och det går även att ta bort underlag genom papperskorg-ikonen om något som laddats upp är felaktigt.

Allt som laddas upp sparas löpande, d.v.s. att du inte behöver klicka på någon “Spara”-knapp för att det ska finnas kvar.

Kommentar

Ibland händer det att det inte är ett underlag som saknas utan att det snarare är en fråga man behöver svara på. Då är kommentarsfunktionen ett bra alternativ där du får möjlighet att specificera vad banktransaktionen gäller.

I kommentarsfliken kan du läsa kommentarshistoriken för transaktionen och även skriva nya kommentarer.

• Kommentarshistoriken kan sedan användas vid bokföring som en ytterligare bilaga i underlaget

Skicka in

När du anser dig vara klar med hanteringen banktransaktion (antingen laddat upp underlagen som behövs eller kommenterat) kan du välja att skicka in banktransaktionen. Detta innebär att status på transaktionen uppdateras i konsultens vy till en grön checkbock vilket indikerar att banktransaktionen är redo att bokföras.

Om du ångrar dig kan du välja att ”plocka tillbaka” banktransaktionen för ytterligare hantering genom att klicka ”Återkalla”.

Vilka kan se banktransaktionerna?

Samtliga ekonomiansvariga i bolaget kan se banktransaktionerna som ligger i vyn. Det är dock ofta så att enbart någon/några på bolaget ska hantera dem och därmed kan era Kleer-ansvariga styra vem som får notiser när nya banktransaktioner bifogas för hantering.

Påminnelser

Det kan hända att transaktioner ligger kvar under en längre period utan att underlag bifogas eller att det skrivs några kommentarer. Kleer-konsulten kan då välja att skicka en påminnelse för banktransaktionerna och det går då ut en ny notis via mail eller sms.

Ersätt mailkonversationerna med att sköta allt direkt i systemet

En av huvudtankarna bakom funktionen är att du ska slippa den manuella hanteringen av transaktioner som tidigare skötts främst via mailkontakt. Istället finns nu möjligheten att både kommunicera kring den här typen av banktransaktioner direkt i gränssnittet, samt att kunna ladda upp underlagen direkt där de hör hemma.