Hantering av självfakturor som skickas till Kleer-kunden från deras kund.
En del bolag arbetar med självfakturor. Någon av era kunder kan alltså skicka er en inbetalning och ett underlag till er istället för att ni skickar dem en kundfaktura först. Här är en guide på hur detta hanteras i Kleer.
Inledning
En del kunder använder sig av självfakturor, vilket innebär att de skapar en faktura till sig själva utifrån antalet timmar era konsulter har rapporterat hos kunden. I detta fall behöver man skapa en kundfaktura som sedan matchas med inbetalningen som kund gör när de betalar självfakturan som de själva ställt ut.
Det finns två olika tillvägagångssätt för att upprätta en kundfaktura utifrån självfakturaunderlaget som man mottar från kunden:
- Skapa kundfakturan manuellt
- Utgå från tidrapportering
Den här guiden beskriver båda dessa tillvägagångssätt.
Kundfaktura relaterad till självfaktura
Skapa kundfaktura manuellt
Gå till Kundfakturor → Ny faktura i menyn till vänster. Välj kunden som fakturan ska ställas ut till.
- Fyll i referensnumret som står i underlaget/självfakturan från kund – viktigt att det görs så att inbetalningen från kund kan matchas med kundfakturan
- Kontrollera att leveranssätt är “Skickas ej”
- Välj produkt och antal timmar som ska faktureras utifrån självfakturaunderlaget
- Under “Bilagor” bifogar man underlaget/självfakturan från kund
Kontrollera att beloppet och timmarna stämmer överens med underlaget från kund. Klicka sedan “spara” och fakturan går då vidare för attest. För att slutföra ska fakturan attesteras och skickas (observera att den inte kommer skickas till kund även om man klickar på skicka).
Kundfakturan kommer sedan automatiskt matchas med inbetalningen från kund.
Skapa kundfaktura utifrån tidrapportering
Om era konsulter har rapporterat tid på kunden i Kleers tidrapporteringsmodul så skapas det per automatik ett kundfakturaunderlag. Kundfakturaunderlaget hittar man under Kundfakturor → Tidrapporter i menyn till vänster.
Kontrollera att timmarna som har rapporterats stämmer överens med underlaget som kund skickat. Om inte; gå in på “redigera fakturaunderlag” och justera antalet timmar så att de stämmer med kundens självfaktura. Klicka sedan spara – kundfakturan går då vidare till attest.
Gå in på kundfakturan när den ligger under “attestera”:
- Fyll i referensnumret som står i underlaget/självfakturan från kund – viktigt att det görs så att inbetalningen från kund kan matchas med kundfakturan
- Kontrollera att leveranssätt är “Skickas ej”
- Under “Bilagor” bifogar man underlaget/självfakturan från kund
Kundfakturan är sedan klar att attesteras och skickas (observera att den inte kommer skickas till kund även om man klickar på skicka).
Kundfakturan kommer sedan automatiskt matchas med inbetalningen från kund.