Samordna och regularisera leverantörsfakturor

Den här guiden beskriver hur du i Kleer arbetar med inkommande leverantörsfakturor i två steg: först konterar (regulariserar) de fakturor som väntar på hantering, och sedan samordnar (stämmer av) de betalningar som ska bokföras.

Vyerna nås under leverantörsfakturahanteringen.

Kontera väntande fakturor (Kontering)

I vyn Kontering listas alla inkommande fakturor som ligger för tolkning och kontering. Tänk på att det från det att en faktura inkommer till dess att den är klar att attesteras kan ta upp till 48 timmar medan tolkningen färdigställs.

1. Öppna Kontering. Listan visar leverantör, fakturadatum, förfallodatum, er referens, summa, moms och kolumnen Ankom (tidpunkten då fakturan ankom till Kleer).
2. Står det “Leverantör ej bestämd” har tolkningen inte kunnat identifiera leverantören ännu.
3. Ladda upp nya fakturor genom att dra och släppa filer i uppladdningsrutan längst ned, eller klicka för att bläddra. Flera filer kan laddas upp samtidigt (max 10 MB per fil).
4. Klicka på en leverantör i listan för att öppna konteringsvyn för den fakturan.

Sätt fakturor under hantering

Behöver en faktura pausas, till exempel i väntan på underlag eller besked, kan du sätta den under hantering.

1. Markera en eller flera fakturor med kryssrutorna.
2. Klicka på Sätt under hantering i sidfoten och ange ett meddelande.
3. För att återuppta hanteringen, markera fakturorna och välj Avsluta hantering i menyn.
4. Via samma meny kan du också välja Skapa ny kopia av valda fakturor.

En faktura som är under hantering markeras med en ikon i listan; håll muspekaren över den för att se vem som satte den under hantering, när och med vilket meddelande.

Kontera en enskild faktura

I konteringsvyn tolkas fakturans uppgifter automatiskt och Kleer tar fram ett konteringsförslag med hjälp av AI (Konteringsassistenten). Granska förslaget och justera vid behov.

1. Kontrollera fakturahuvudets uppgifter (leverantör, fakturanummer/OCR, fakturadatum, förfallodatum, summa och moms). Saknas belopp för summa eller moms varnar Kleer innan du sparar.
2. Granska konteringsraderna. Vill du använda AI-förslaget klickar du på Använd.
3. Vid behov kan du bifoga underlag, periodisera kostnader, lägga upp en inventarie för avskrivning eller hantera fiktiv/vilande moms.
4. Spara fakturan. Vill du tillfälligt frångå normal kontering väljer du Spara med tillfällig kontering — då ignorerar framtida konteringsförslag denna faktura.
5. Bläddra mellan fakturor med Nästa faktura och Föregående faktura.

Automatisk kontering

För fakturor som uppfyller samtliga kontroller kan Kleer kontera automatiskt. Om en faktura inte kunde konteras automatiskt visas en informationslänk; klicka på den för att se vilka kontroller som inte gick igenom (till exempel beloppsgräns, för lik en tidigare faktura, eller varningar på nyckelfält från tolkningen).

Samordna och stämma av betalningar (Stämma av)

När betalningar ska bokföras gör du det i vyn Stämma av. Här filtrerar du på status (väntande, pågående, bearbetade) och hanterar betalningarna.

1. Öppna Stämma av. Listan visar bland annat fakturanummer, leverantör, betalkonto (Från), mottagare (Till), betaldatum, belopp och om betalningen hanteras automatiskt.
2. Markera de betalningar du vill arbeta med via kryssrutorna.
3. För väntande betalningar klickar du Bearbeta för att flytta dem till status Pågående. Observera att om en betalning är kopplad till en integration (t.ex. BGC) avbryts den leveransen vid bearbetning.

Stäm av en betalning

För bearbetade betalningar bokför du avstämningen mot bankkontot.

1. Markera betalningen och klicka Stäm av.
2. I dialogen väljer du Bankkonto och anger Transaktionsdatum.
3. Fyll i Kontobelastning (det belopp som dragits från kontot) och eventuell Varav bankkostnad. När betalt belopp och kontobelastning inte stämmer överens bokförs skillnaden som valutakursdifferens.
4. Vid behov kan du ange kategoritaggning för bokföring mot resultatkonton (t.ex. bankkostnader) och ladda upp underlag.
5. Klicka Bokför.

Fallera en betalning

Gick en betalning inte igenom markerar du den som fallerad här i Stämma av-vyn.

1. Markera betalningen och klicka Fallera.
2. Ange datum och eventuellt ett meddelande. Anger du ett meddelande skickas det automatiskt till den person som ursprungligen tryckte på betala.
3. Bekräfta med Fallera.

Tips

• Kolumnen Automatisk visar om en betalning hanteras och bokförs automatiskt på betalningsdatumet eller måste utföras manuellt (t.ex. via kundens internetbank).
• Informationsikonen i Stämma av-listan visar betalningens statushistorik med vem som gjort vad och när.