Arvode utanför Sverige

Guide för arvoden som ska betalas ut till personer utanför Sverige

Hur skiljer sig hanteringen mot svenska arvoden?

Utländska arvoden hanteras på ett annat sätt än svenska. Det är annan information som behöver samlas in och det blir en annan hantering av dem i Kleer.

I denna guide sammanställs det steg för steg hur ni lägger upp ett arvode till en person utanför sverige.

Vilken information behöver jag samla in från arvodisten?

• Namn

• Adress

• Personnummer alternativt Födelsetid (se beskrivning för Födelsetid i steg 3)

• TIN (Tax Identification Number)

• Landskod för TIN

• Födelseort

• Landskod födelseort

• Landskod för ej svenskt medborgarskap

• Arbetsplatsens gatuadress (där man har utfört arbetet)

• Arbetsplatsens ort (där man har utfört arbetet)

• Om ersättning avser styrelsearvode - maila kundansvarig på Kleer om detta (fyll ej i under Anteckningar)

Vid SINK:

• Beslut om SINK kan laddas upp i Kleer, men behöver inte laddas upp. Det ska dock finnas tillgängligt om t.ex. revisorn vill se det.

Steg för steg - Lägga upp en utländsk arvodist i Kleer

1. Skapa användaren

• Gå till “Inställningar” - “Användare” och klicka på “Ny användare”.

• Fyll i namn och eventuell e-post (e-post är inte tvingande men används vid utskick av lönespecifikation)

• Gå till fliken behörigheter och bocka i “Arvode”

• Spara

2. Skapa användarens anställningsavtal

Nästa steg är att skapa användarens anställningsavtal. Det är inget juridiskt anställningsavtal utan enbart systemmässigt för att lägga in uppgifter om användaren.

För att skapa anställningsavtalet klicka på “Skapa” i kolumnen för anställningsavtal.

3. Lägg in användarens upggifter på anställningsavtalet

De uppgifter som samlats in från arvodisten behöver läggas in i anställningsavtalet i Kleer.

Fliken “Allmänt”:

• Personuppgifter: Bocka i rutan “Personnummer/Samordningsnummer saknas”. Fyll i Födelsetid, Adress och Landskod - Födelsetid ska anges som personens födelsdatum med tre godtyckliga siffror på slutet (ÅÅÅÅMMDDnnn)

• Skatt: Ändra engångsskattesatsen till 0%

• Utbetalning - Betalning: ändra från “Svenskt bankkonto” till “Internationellt bankkonto med IBAN” och lägg in kontouppgifterna

• Lönerapporter - Hantering: ändra från “Anställd ska lämna lönerapport” till “Ska endast få utlägg”

Fliken “Semester”:

• Semesterrätt: Tryck på papperskorgen och ta bort semesterdagarna

Fliken “Anteckning”:

• Fyll i arvodistens information här (TIN, landskod mm)

När allt är ifyllt, tryck “Spara”

4. Registrera arvode

När arvodisten är skapad och uppgifterna är inlagda så är det dags att göra utbetalningen. Om arvodisten har andra kontouppgifter än BIC/IBAN eller att mottagande bank inte accepterar betalningar i SEK så kontakta din kundansvarig hos SEB för utbetalningen. Annars följ nedan steg.

1. Gå till modulen “Löner” och rubriken “Extra lönekörning”

2. Under rubriken “Ny utbetalning” väljer du arvodisten i listan bland existerande användare. Tryck sedan “Lägg till”

3. När du tryckt “Lägg till” så skapas det upp en utbetalning längre ner på sidan. Välj där Artikel “Övrigt arvode utländskt”. Om SINK-beslut finns välj “Övrigt arvode utländskt - SINK”. Saknas korrekt artikel så kontakta din kundansvarig hos SEB alternativt din redovisningskonsult för att få den tillagd

4. Kontrollera att engångsskattesatsen är 0% och annars justera till 0%. Fyll i belopp som ska betalas ut i SEK. Önskar du att det ska stå något annat på lönespecifikationen kan du ändra text i fältet “beskrivning”, annars kommer det att stå “Övrigt arvode utländskt”.

5. Spara

5. Attestera och betala ut arvode

När arvodet är sparat kommer du att se det under “Löner” - “Godkänn/Attestera”.

Om stiftelsen inte har dualitet mellan attest och betalning kan du härifrån klicka på pilen bredvid attestera och välja “Attestea och betala”.

Har stiftelsen dualitet så är det en person som attesterar i första steget. Sen flyttas uppdraget till “Löner” - “Betala” där person två markerar uppdraget och trycker “Betala”.