Samförvaltningar

Guide hur samförvaltade stiftelsers löpande aktiviteter hanteras

Sammanfattning

Samförvalning är när flera stiftelser gått ihop och gemensamt placerar sitt kapital. Vissa kostnader och intäkter hanteras även de gemensamt medan andra är för enskilda stiftelser. De gemensamma kostnaderna och intäkterna fördelas i samband med årsbokslut ut enligt respektive stiftelses andel i samförvaltningen. Detta innebär att det inte löpande går att ta ut alla typer av rapporter för att få en enskild stiftelses resultat. Det som däremot är viktigt att det görs löpande är att alla händelser markeras med vilken stiftelse intäkten eller kostnaden avser, eller om den är gemensam och ska fördelas enligt andelstal i slutet av räkenskapsåret.

Denna guide visar hur händelser “taggas” med korrekt kategori samt förslag på hur systemet kan hjälpa till att effektivisera administrationen.

Stiftelseregister

Alla stiftelser som ingår i samförvaltningen finns upplagda i systemet och syns under Samförvaltning > Översikt i vänstermenyn.

Översikt

I översikten visas alla stiftelser som ingår i samförvaltningen inkl. organisationsnummer och andelstal.

Personalen på Kleer ser till att detta register är uppdaterat och om något ska ändras vänligen kontakta ditt konsultteam.

Information om enskild stiftelse

Om man klickar på id-numret eller namnet i översikten kommer man till en vy som visar mer information om den enskilda stiftelsen.

Namn, Organistionsnummer, Andelstal och Andelstal i procent kan endast personal på Kleer redigera.

Övriga fält kan användare med Administratörs behörigehet redigera. Kom ihåg att spara längst ned om du gjort ändringar!

Styrelse och revisor används endast om enskilda stiftelser har egen styrelse och revisor. Om samförvaltningen har samma så behöver informationen inte fyllas i på varje stiftelse.

Kategori

Varje stiftelse i samförvaltningen är utöver en rad i översikten även en kategori. Dessa kategorier skapas av systemet och det är ett 1 till 1 förhållande mellan stiftelse och kategori och det går inte att skapa egna i kategorin som heter “Stiftelse (Standard)”.

Denna kategori används för att markera vilken/vilka stiftelser en transaktion tillhör.

Under Inställningar i toppmenyn finns ett val för Kategorier.

Här finns en kategori som heter Stiftelse (Standard)

Konsultteamet på Kleer har lagt in vilka bokföringskonton där det är tvingande att ange denna kategori. Om du har önskemål att göra ändringar i detta vänligen kontakta ditt konsultteam.

Klickar du på Stiftelse (Standard) från översikten kommer du in till listan över alla de valbara kategoriinlägg som finns inom Stiftelse-kategorin.

Varje stiftelse är ett eget kategoriinlägg.

Gemensamt för samförvaltningen

Det finns ett kategoriinlägg som heter “Gemensamt för samförvaltningen”. Denna används för alla intäkter och kostnader som ska fördelas enligt andelstal i slutet av året. Observera det är endast när det ska fördelas enligt andelstal denna ska användas.

Om t.ex. en faktura ska fördelas så att alla betalar lika stort belopp får man istället fördela den procentuellt med hjälp av alla stiftelsernas kategorier. Mer om det i avsnittet för leverantörsfakturor.

Anslag

På alla anslag ska kategori för vilken stiftelse det är som beviljar anslaget anges i försystemet (SBS eller Stiftelserummet). När anslaget mottages i Kleer så visas kategori ut i översiktsvyn och i redovisningen håller systemet koll på hur mycket som beviljats för respektive stiftelse.

I balansrapporten kan du gruppera på Stiftelse kategorin och få en bra översikt för hur mycket som är beviljat i respektive stiftelse.

Det går bra att även ange fler kategorier än Stiftelse-kategorin om det önskas följas upp på annat så som bidragstyp eller liknande, men Stiftelsekategorin måste alltid anges.

Arvode och Löner

Alla typer av löneutbetalningar måste taggas med vilken stiftelse det är som ska ta kostnaden. Om kostnaden ska fördelas enligt andelstal så måste Kleer få information om vilket organisationsnummer som arbetsgivardeklarationen ska göras på. Om ett arvode/lön är taggat med en specifik stiftelse kommer arbetsgivardeklarationen göras på det organisationsnumret om inget annat är överenskommet.

Ett arvode/lön måste ha taggats med Stiftelsekategori för att kunna attesteras. Om det saknas visas ett felmeddelande i systemet.

Ange på användaren vilken stiftelse som ska belastas

Om en användares lönekostnader alltid ska taggas med samma Stiftelse eller Gemensam för samförvaltningen så kan man på användaren ange vilken stiftelser det är. Sedan när löner eller arvoden skapas så taggas de automatiskt med användarens kategori/er.

Utlägg

Även på utlägg läggs användarens kategori/er om det angivits i användarregistret. Om det inte anges går det i samband med att utlägget registreras att ange en Stiftelse-kategori.

Leverantörsfakturor

Stiftelse-kategori är i princip alltid tvingande att ange på leverantörsfakturor. Antingen är kostnaden hänförlig till en stiftelse eller alla och fördelas enligt andelstal. Det är även möjligt att fördela en faktura på ett antal stiftelser i samförvaltningen, det görs genom att klicka på %-tecknet bredvid fältet för kategori.

Det visas en varningstriangel om det saknas en tvingande kategori.

Det går ej att attestera fakturor som inte har tvingande kategorier och således ej heller att betala de.

För att minska den löpande adminstrationen är det möjligt att i leverantörsregistret ange vilken stiftelsekategori en leverantör ska ha om det alltid är samma. Då kommer alla fakturor som kommer in att automatisk ha kategorin inlagd. Gäller även om det alltid är den gemensamma kategorin som ska användas.

Även om en kategori har lagts in på en leverantör så går det att byta vid attestering av fakturan.

Kundfakturor

På kundfakturor går det att på varje fakturarad att ange en kategori. Det går även att ställa in i kundregistret att en kund ska ha en viss kategori och då läggs den kategorin på varje fakturarad. Ytterligare ett sätt att effektivisera om det är enskilda eller gemensamma intäkter är att på kundfaktura-produkterna ange vilken kategori som ska vara standard.

Gåvor

Gåvor som inkommer till enskilda stiftelser måste kategoritaggas med Stiftelse-kategori. Detta görs av Kleer personal i samband med att gåvan bokförs. Det är viktigt att Kleer får information om gåvans art (bunden eller fri) och vilken stiftelse den är till. Informationen skickas enklast via e-post till Accounting Specialist.