Användningsguide för Stiftelser

En användarguide som tar en användare igenom de första stegen i Kleer.

Introduktion

I denna vägledning har vi samlat guider som kommer vara aktuella för stiftelsens användning av Kleer.

Dokumentet innehåller även länkar till vår digitala utbildningsplattform där utförliga guider finns för varje modul.

Den digitala utbildningsplattformen kommer ni åt när ni är inloggade i Kleer. Klicka på frågetecknet på höger sida i sidhuvudet så kan ni ta er vidare till samtliga våra guider. Frågetecknet kommer även att föreslå olika guider beroende på var ni är i systemet.

Logga In

Gå till https://my.kleer.se och logga in via BankID.

För användare som inte ska kunna genomföra betalningar så går det bra att logga in via lösenord. Skriv då in din e-postadress och klicka ”glömt lösenord”, så kan du ställa in valfritt lösenord via återställningslänk. Det valda lösenordet behålls sedan tills du själv ändrar det.

Namnet på stiftelsen som du är inloggad i syns längst upp i systemet. Har du tillgång till flera stiftelser så kan du växla mellan dem via pilen bredvid namnet.

Användare och behörigheter

För att en person ska kunna logga in i systemet så behöver den vara upplagd som användare i Kleer. Detta gäller oavsett om personen är administratör eller enbart ska få ett utlägg eller arvode utbetalt.

Vi på Kleer ser till att era användare är upplagda i systemet vid start. Nya användare läggs upp och administreras under ”Inställningar”, som ni hittar i sidhuvudet högst upp i systemet. Denna sida kommer endast en användare med rollen ”Administratör” eller ”Administratör + lön” åt. För att lägga upp en användare i Kleer behövs personens för- och efternamn samt e-postadress. Därefter väljer ni vilka behörigheter personen ska ha i Kleer.

Utförliga guider för att lägga upp en användare samt vad olika behörigheter innebär finner ni nedan:

Steg 1. Lägga upp användare

Steg 2. Tilldela behörighet

Tilldela en användare behörighet att genomföra betalningar

Initialt är det enbart en användare i stiftelsen, administratör (firmatecknare) som tilldelas behörighet att genomföra utbetalningar via Kleer. Den första användaren med betalrättighet tilldelas av Kleer. Om fler användare ska kunna genomföra betalningar så behöver den behörigheten delas vidare. Detta kan enbart göras av den som initialt fått behörigheten att genomföra betalningar.

För att dela vidare behörigheten så gå till ”Inställningar” – ”Användare”. Klicka sedan på användarens namn och gå till fliken för behörigheter. Beroende på vilka betalningar användaren ska ha rättighet att utföra så fyller ni i boxarna under ”Betalningsansvarig”.

Tilldela en användare behörighet och kontonummer för utlägg

1. Behörighet och Kontouppgifter

Kleer är uppbyggt med utgångspunkt att du som användare rapporterar in dina kvitton för utlägg själv. Antingen görs detta av den personen som gjort inköpet alternativt så görs det av en administratör på stiftelsen. Ska en användare rapportera in sina egna utlägg så behöver hen ha behörighet “utlägg”. Med någon av administratörsrollerna (administratör eller administratör + lön) är det även möjligt att rapportera in utlägg åt andra användare än sig själv. Hur du rapporterar in utlägg i Kleer finns beskrivet under rubriken “utlägg”.

För att kunna få ett utlägg utbetalt behöver användaren ha ett anställningsavtal upplagt med inlagda kontouppgifter. Anställningsavtal i Kleer är inget anställningsavtal i juridisk form utan det är platsen där det är möjligt att lägga in uppgifter kopplat till en användares personnummer, adress, kontouppgifter mm. Den som kan skapa ett anställningsavtal behöver ha behörighet “Administratör + lön” och följa nedan guide:

1. Gå till “inställningar” - “användare” i Kleer.
2. Se till att användaren som ska rapportera utlägg har behörighet “utlägg” i Kleer. Om användaren inte har det så klicka på användarens namn, välj fliken behörigheter och kryssa i rutan för “utlägg”. Tryck spara.

2. Se till att användaren har ett anställningsavtal för utlägg. Om användaren inte har det så tryck “skapa” i kolumnen anställningsavtal.

3. Fyll i personnummer, bankkontouppgifter och att användaren endast ska få utlägg.

Personnummer fylls i under personuppgifter: Om vi tidigare fått information om personnummer så finns personnumret redan inlagt under “Personuppgifter”

• Finns inget personnummer inlagt så lägg till detta.

• Bankkontouppgifter fylls i under utbetalning.

• När allt är ifyllt, tryck spara.

Notifikationer

1. Vad är en notifikation?

En notifikation i Kleer är en inställning som används för att påminna användare när det finns uppgifter att utföra i systemet. Dessa notifikationer kan anpassas på individnivå och inkluderar val av vilka typer av uppgifter som ska generera en notis samt vilka dagar notiserna ska skickas.

Det finns flera olika typer av notifikationer som kan ställas in, såsom påminnelser om att attestera leverantörsfakturor, godkänna utlägg eller betala leverantörsfakturor. Syftet med dessa notifikationer är att säkerställa att användarna är medvetna om vilka uppgifter som behöver utföras i Kleer och att inga viktiga uppgifter glöms bort.

2. Uppsättning av notifikationer

För att sätta upp notifikationer i Kleer så går man till “inställningar” och “notifikationer”

I denna meny får man en överblick över de notifikationer som redan finns, man har möjligheten att redigera befintliga, samt skapa nya. För att skapa en ny notifkation så klickar man på “skapa”

I rullistan väljer man sedan vilken notifikation man vill sätta upp bland dem alternativ som finns. Man behöver även välja vilken användare det är som ska ta emot notifikationen, samt på vilka dagar man önskar att få denna. Sedan klickar man spara.

3. Förklaring av olika notifikationer

Leverantörsfakturor att hantera: Denna notifikation skickas ut på valda dagar omdet finns leverantörsfakturor som inte blivit attesterade

Leverantörsfakturor att betala: Denna notifikation skickas ut på valda dagar om det finns leverantörsfakturor som det inte skickats betalningsuppdrag för i Kleer

Anslag att betala: Denna notifikation skickas ut på valda dagar om det finns anslag som har ett betaldatum som sammanfaller inom 30 dagar

Inför lönekörningar: I de stiftelser där det förekommer månadslöner eller timlöner så skickas det även ut notifikationer gällande att godkänna, attestera samt betala löner. Den första skickas ut den 15 varje månad och om lönerna fortfarande är obetalda den 20 så kommer en ytterligare påminnelse. Denna notifikation skickas till samtliga som har behörigheten “Administratör (inkl. lön, arvode & utlägg)”

Hantering av leverantörsfakturor

1. Uppläggning av fakturaadress

I och med start i Kleer så får stiftelsen en ny fakturaadress som behöver meddelas till eventuella leverantörer. Denna fakturaadress ska användas från och med ert startdatum och framåt. Får ni en leverantörsfaktura skickad till stiftelsens gamla adress efter startdatumet så behöver ni posta/maila den vidare till stiftelsens nya adress.

Postfakturor skickas till: E-postfakturor mailas till: «Stiftelsens namn» «Organisationsnummer»@invoice.kleer.se» c/o Kleer Group AB Box 90 245 120 23 Stockholm

Stiftelsens specifika post- samt e-postadress för leverantörsfakturor hittar ni även under telefonen till höger i sidhuvudet. Det går även bra att ta emot elektroniska fakturor via EDI. Dessa ska då vara adresserade till organisationsnumret.

2. Attestera och betala leverantörsfakturor

En leverantörsfaktura kan ankomma till Kleer på tre olika sätt; med post, via e-post och som EDIfaktura. Oavsett hur fakturan skickas från leverantören så inkommer den på samma ställe i systemet.

Ni hittar inkomna leverantörsfakturor till vänster i systemet under ”Leverantörsfakturor” – ”Godkänn/Attestera”.

När fakturan inkommer till ”Godkänn/Attestera” är den konterad med ett konteringsförslag. Det föreslagna kostnadskontot kan ni vid behov justera genom att gå in på fakturan, växla läget från ”förenklad vy” och uppdatera konteringen på radnivån.

För att fakturan ska gå till betalning behöver den först attesteras. Markera den/de fakturor ni önskar attestera och klicka på ”Attestera”. Önskar ni markera alla fakturor samtidigt så kan ni använda checkboxen i tabellhuvudet.

När fakturan är attesterad flyttas den till ”Leverantörsfakturor” - ”Betala”. Det är endast användare med betalrättighet i Kleer som kan se och betala fakturan i detta steg. Har stiftelsen dualitet, dvs att attest och betalning behöver göras av två olika personer, måste betalningen i detta steg ske av en annan person än den som attesterat fakturan.

Om ni har en mer omfattande attestkedja sker detta dock i flera steg, se i så fall guide Godkännande och attest av leverantörsfakturor.

När en faktura har lagts för betalning via Kleer så flyttas den till ”Under betalning”. Där ligger fakturan för betalningsbevakning tills dess att den automatiskt skickas till banken och betalas på förfallodatum.

Guide för att godkänna, attestera och betala leverantörsfakturor: Godkännande och attest av leverantörsfakturor

Anslag

Komplett guide om anslag finns här: Anslag

Kleer tar endast emot anslag via vårt API

• Detta innebär att det inte är möjligt att manuellt skapa eller ändra anslag eller anslagsbetalningar i Kleer gränssnitt.

• Vi rekommenderar att använda en av våra samarbetspartners för anslagshantering - Stiftelserummet (Boardeaser) eller SBS Manager (Digiplant)

• Alla är även välkomna att bygga mot vårt öppna API - API Dokumentation Kontakta din kundansvarige för att få en API-nyckel.

Vad görs i Kleer kring anslag?

• Den främsta uppgiften för en användare att utföra i Kleer är att betala ut anslagen.

• Kleer-systemet ser till att allting blir bokfört korrekt.

1. Betala anslag

Markera ett eller alla anslag i listan och klicka sedan på knappen Betala.

2. Under betalning

När en användare klickat betala flyttas raden till “Under betalning”.

Här ligger betalningen tills dess att Kleer har fått återkoppling från banken om betalningen gått igenom eller ej.

Kommande = Ej skickade till banken än, betaldatum är i framtiden. Dessa betalningar går fortsatt att avbryta i Kleer eller försystem.

Pågående = Betaluppdraget är skickat till banken. Dessa betalningar går ej att avbryta i Kleer eller i försystem.

När återkoppling från banken inkommit så flyttas raden till “Utbetalt” om betalningen lyckades.

Om betalningen misslyckas så flyttas raden tillbaka till “Betala” där den, efter eventuell korrigering, går att betala igen.

Löner och arvoden

Användare som ska få lön, arvode eller rapportera utlägg behöver ha ett anställningsavtal. Guide om anställningsavtal finns här: Anställningsavtalet i Kleer

1. Arvoden

Arvoden inom Sverige hanteras i arvodesmodulen. Den hittar ni under under “Löner” - “Arvode”. Via arvodesmodulen går det att betala ut övrigt arvode, styrelsearvode samt skattepliktigt understöd. Kompletta guider för arvoden finns här: Arvode inom Sverige

Utländska arvoden kan i dagsläget inte hanteras via arvodesmodulen. Om det är första gången ni ska betala ut ett utlänskt arvode via Kleer så kontakta er kundansvarig på SEB eller Kleers support så får ni hjälp med uppsättningen. Guide för utländska arvoden finns här: Arvode utanför Sverige

2. Löner och månadsarvoden

Den första dagen i varje månad skapas underlag för de som har stående löner eller arvoden. Underlaget skapas upp i fliken ”Löner” – ”Attestera”. Här kan ni även se vilket datum/tid som löneunderlagen senast behöver attesteras och betalas för att betalas ut i tid den månaden. Markera de poster som ska betalas ut och välj ”Attestera” eller ”Attestera och betala”. Väljer ni enbart ”Attestera” i första läget flyttas betalningen vidare till fliken ”Betala”, från vilken utbetalning kan göras.

Som standard används ID-nummer för identifiering av löner eller arvoden i denna vy men önskar ni att i stället se namn finns det en knapp för ”Visa namn”.

När ni trycker på ”Betala” föreslås den 25 (eller tidigaste vardagen innan) som utbetalningsdatum. Systemet visar även vilket som är första möjliga utbetalningsdatum. Det går även att senarelägga utbetalningen genom att välja ett senare datum.

Efter att du tryckt ”Betala” i systemet skickas en betalfil till banken och lönen/arvodet betalas från bankkontot på valt utbetalningsdatum.

3. Lönespecifikationer

Som standard i Kleer hittas lönespecifikationer under modulen ”Löner” – ”Mina löner”. Det finns även möjlighet att få lönebesked skickade till Kivra.

Kivra är en digital brevlådetjänst som många myndigheter och företag använder för att skicka information, till exempel lönebesked. Med integrationen mot Kivra kan anställda som har Kivrakonto få sin lönespecifikation från Kleer direkt dit. Detta gäller även för utbetalning av styrelsearvoden och/eller utlägg.

För att komma i gång behöver stiftelsen ingå ett avtal med Kivra företagstjänst via Kivras hemsida. Kontakta teknisk support på Kleer när du fått ett kundnummer (Tenant key) hos Kivra, så hjälper de till med anslutningen.

Mer information finner ni här: https://www.kleer.se/finance-as-a-service/integrationer/kivra/

Utlägg

1. Uppsättning för att kunna betala ut utlägg

För att kunna få ett utlägg utbetalt behöver användaren ha behörighet “utlägg” samt ett anställningsavtal upplagt med inlagda kontouppgifter. Anställningsavtal i Kleer är inget anställningsavtal i juridisk form utan är platsen där det är möjligt att lägga in uppgifter kopplat till en användares personnummer, adress, kontouppgifter mm.

2. Hantering av utlägg

För att rapportera in ett digitalt eller fysiskt kvitto kan ni enkelt och effektivt använda Kleers app eller ladda upp kvittot direkt i Kleer-systemet. Varje användare kan sedan administrera och godkänna sina egna utlägg innan utläggen skickas vidare för att attesteras och betalas ut.

Digitala kvitton

Digitala kvitton som du fått i original till din e-postadress eller i en app, kan lämnas in på två olika sätt. Det går alltid att maila kvittot till kvitton@expense.kleer.se från e-postadressen du använder när du loggar in i Kleer. Är du inlagd som användare i flera stiftelser så är det bättre att använda respektive stiftelses förkortning istället för “kvitton”. Som standard är det “stiftelsens org.nr”@expense.kleer.se, men om ni har en annan inlagd förkortning så är det den som gäller istället för organisationsnumret.

Det går också att ladda upp kvitton direkt i Kleers gränssnitt på webben genom en “drag and drop”-funktion eller genom att välja filen från din dator.

Har du fått ett kvitto till din e-postadress utan bifogad fil, dvs själva mailet innehåller kvittot, går det bra att vidarebefordra hela mailet till kvittoadressen så gör Kleer om det automatiskt till en PDF-fil.

Papperskvitton

Du kan fota papperskvitton direkt i Kleer-appen, eller sända fotat kvitto med e-post till kvitton@expense.kleer.se.

Är du inlagd som användare i flera stiftelser så är det bättre att använda respektive stiftelses förkortning istället för “kvitton”. Som standard är det “stiftelsens org.nr”@expense.kleer.se, men om ni har en annan inlagd förkortning så är det den som gäller istället för organisationsnumret.

3. Handhavandet av kvitton i Kleers system

När kvittona är uppladdade i Kleer eller fotade med appen så hittas dem i gränssnittet under “Utlägg” - “Hantera utlägg” (i appen hittas dem under “Utlägg”).

Klicka in på kvittot och fyll i nedan information:

1.Företagskort/privat Om du har ett företagskort där stiftelsen betalar fakturan kommer du kunna välja om det köp du ska rapportera har gjorts med företagskortet eller om det är ett privat utlägg som du ska få återbetalat av stiftelsen. Detta väljer du i drop down-listan för ”Betalsätt”. Har du inget företagskort finns bara ”Privat” som alternativ.

2. Typ av kvitto. Välj vad kvittot avser genom att välja i rullistan.

3. Syfte Fyll i syfte för att göra det tydligare i vilket sammanhang utlägget gjordes.

4. Digitalt Rutan ska markeras om originalet är i digitalt format. Bocka inte i rutan om det är ett fotat papperskvitto du hanterar.

5. Datum Välj det datum som står på kvittot.

När all information om utlägget är ifyllt så klicka på spara. Utlägget flyttas då till ”Utlägg att lämna in”, längst ner under ”Hantera utlägg”.

4. Milersättning

Om milersättning förekommer behöver detta aktiveras i en användares anställningsavtal i Kleer. Det görs genom denna inställning:

Med denna aktiverad kan användaren rapportera in utlägg för milersättning. Hur man rapporterar milersättning beskrivs i Milersättning.

5. Attest och utbetalning av utlägg

När utlägget är inlämnat flyttas det till “Attest” under ”Utlägg” - ”Godkänn/Attestera”. Där behöver en firmatecknare attestera utlägget. Utbetalning av utlägg kan göras på två olika sätt. Har användaren lön som ska betalas ut samma månad så kommer utlägget automatiskt med på samma utbetalning.

Har användaren inte lön eller styrelsearvode som ska utbetalas, eller vill få utlägget utbetalt ett annat datum så går det att göra via en extra utbetalning. Denna funktion hittar du under fliken ”Utlägg” - ”Extra utbetalning”. Markera de utlägg som ska betalas ut och tryck på betala. Utlägget betalas då ut nästa möjliga dag.

Utläggsguide: Utläggsrapportering

Interna överföringar mellan bankkonton hos SEB

• Kom igång

Du hittar funktionen under huvudrubriken “Bank”. För att se denna meny krävs det att man som användare har någon av betalbehörigheterna i Kleer.

2. Hur utför man en intern överföring?

Väl inne i menyn “intern överföring” så kommer du kunna välja vilket konto överföringen ska gå ifrån, samt till vilket konto pengarna ska föras till. I nedan exempel för vi över pengar från ett depåkonto till ett transaktionskonto. Det som återstår är att skriva in beloppet som ska föras över, lämna potentiell anteckning, se över överföringsdatum och klicka på “överför”.

Samförvaltningar i Kleer

För samförvaltningar så har vi vad vi kallar tvingande kategorier. Detta är för att man ska kunna hänföra kostnader till respektive underliggande stiftelse som ingår i en samförvaltning.

Detta är något som kommer behöva läggas in på samtliga leverantörsfakturor, utlägg och användare som ska få någon form av lön eller arvode utbetalt.

1. Kategoritaggning på leverantörsfakturor

När en faktura blivit konterad dyker den upp för attest. Innan en leverantörsfaktura blir attesterad behöver den få kategoritaggar på samtliga fakturarader. I detta steg så handlar det om att avgöra om kostnaden avser en specifik underliggande stiftelse eller om kostnaden ska fördelas gemensamt på hela samförvaltningen.

Om det är en kostnad som ska tas gemensamt för samförvaltningen så räcker det med att man skriver “gemensamt” i rutan för kategorier så ska det komma upp som förslag. På samma sätt kan man skriva in en specifik underliggande stiftelse som ingår i samförvaltningen.

Om det är en kostnad som ska delas upp på flera olika kategorier (stiftelser) så klickar man på procenttecknet. Därefter behöver man klicka på fliken “Stiftelse”. Därefter kan man välja att dela upp fördelningen.

2. Kategoritaggning på utlägg

Om man rapporterar in ett utlägg så har man möjligheten att lägga in kategori i samband med att man väljer kvittotyp.

3. Kategoritaggning på lönekostnader och arvoden

Om arvoden eller löner betalas ut är det viktigt att även dessa får en kategori. Det smidigaste sättet är att lägga in en kategori på användaren. Då kommer samtliga lönekostnader att hänföras till den kategori man väljer.

Detta görs genom att gå via “inställningar” och “användare. Därefter klickar man på ett namn och i rutan “kategorier” kan man välja om användarens löne/arvodeskostnader/utlägg ska hänföras till den gemensamma kategorin eller mot en enskild underliggande stiftelse.