Arbetsställenummer och tjänsteställe i Kleer

Om företaget har fler än ett kontor ska det i arbetsgivardeklarationen framgå vilket kontor som respektive anställd hör till.

Vad är arbetsställenummer och var ska jag registrera det?

Om företaget har fler än ett kontor ska det i arbetsgivardeklarationen framgå vilket kontor som respektive anställd hör till. Detta rapporteras genom något som kallas för arbetsställenummer i arbetsgivardeklarationen.

Även de bolag som inte har fler kontor har fått arbetsställenummer 1 där företagets adress har registrerats. Detta till följd av de nya reglerna som infördes 1 januari 2023 att det för samtliga anställda i företaget måste rapporteras in i arbetsgivardeklarationen på individnivå vilken adress som varje individ arbetar på. Automatiskt får därmed alla nyanställda bolagets adress som tjänsteställe när deras anställningsavtal läggs upp om ni inte aktivt lägger till ett nytt arbetsställenummer eller använder något av specialnumrena (läs mer om de nedan).

Vad arbetsställenummer är och hur det används kan du läsa mer om hos SCB. För att registrera era olika arbetsställen behöver du logga in på Verksamt.se

Arbetsställenummer registreras på personnivå i anställningsavtalet

I Kleer noterar du på respektive anställds anställningsavtal i systemet vilket arbetsställenummer som den anställde hör till, under Inställningar > Användare.

I Kleer fungerar det så här:

2. Om arbetsställenummer 99990 eller 99994 används på ett anställningsavtal så kommer Kleer automatiskt hämta upp den anställdes hemadress som tjänsteställe. Hemadressen noteras i den anställdes anställningsavtal i Kleer, adressfälten synliggörs om du klickar på Visa mer under angivet personnummer.

3. Används något av de särskilda arbetsställenumren 99992, 99993 eller 99999 på ett anställningsavtal kommer du där få upp nya adressfält i anställningsavtalet där personens tjänsteställe noteras, “Arbetsplatsens gatuadress” respektive “Arbetsplatsens postort”. Det är en adress som varken är bolagets kontorsadress eller personens hemadress.

Det måste enligt de nya kraven från Skatteverket alltid finnas en adress för var varje individ arbetar och därför måste adress uppges även om inte personen arbetar på plats på ert vanliga kontor. Läs mer om tjänsteställe hos Skatteverket. Kom ihåg att det är ni på företaget som ansvarar för att säkerställa att varje anställd har rätt arbetsställe och tjänsteställe angivet.

Administrera era arbetsställenummer

Vilka arbetsställenummer ni använder på företaget ställer du sen in i Kleer under Inställningar > Arbetsställe. Här kommer du kunna redigera de arbetsställen ni har och lägga till fler om det behövs. Det är ni på företaget som ansvarar för att säkerställa att varje anställd har rätt arbetsställe och tjänsteställe angivet på sitt anställningsavtal.

Genom knappen Nytt arbetsställe kan du lägga in era arbetsställenummer, t.ex. med nummer 1–6 om ni har 6 kontor. På de arbetsställen som hör till ett specifikt kontor noterar du även gatuadress och ort, så kommer detta automatiskt att plockas upp till arbetsgivardeklarationen där även tjänsteställe numer ska rapporteras på varje enskild anställd.

När du har lagt upp era arbetsställen går du igenom respektive persons anställningsavtal under Inställningar > Användare för att lägga till vilket arbetsställenummer de tillhör och då får de även sitt tjänsteställe tilldelat.

Som du kan läsa i systemet så finns det även ett gäng särskilda nummer för arbetsställen då det inte alltid är så enkelt att alla anställda arbetar på ett och samma kontor.

De särskilda numren för arbetsställe som finns ska användas i olika situationer och utgörs av nummer 99990 – 99999. Vilka nummer som ska användas när kan du läsa mer om hos SCB.