Fastpris eller löpande räkning?

I de flesta fall är det löpande räkning som gäller.

Fastpris eller löpande räkning.. Hur funkar det egentligen?

Fastpris kan vara förvirrande. För redovisningsekonomen börjar tankar om intäktsredovisning snurra men inte för bolaget som har projektredovisning, fastpris är väl inga konstigheter? Om du är tveksam på om ni ska använda löpande eller fastprisprojekt, läs mer nedan där vi reder ut begreppen.

Löpande räkning eller fastpris?

I de flesta fall är det löpande räkning som gäller. Även om ni har kommit överens om ett visst pris för en månads arbete hos en kund eller liknande, och sedan rapporterar timmar på det projektet så behöver det redovisningstekniskt inte vara fastpris. Saken med fastpris är att ni just har ett bestämt pris på ett projekt över tid, och kanske inte vet precis när ni utför arbetet och därav inte kan veta när intäkten ska tas. Med fastpris i Kleer tas då intäkten upp först när tid rapporteras och beroende på hur ni estimerat tiden skriver ni skriva upp eller ner intäkterna i projektet löpande eller när projektet är avslutat.

Begreppet fastpris, vad betyder det egentligen?

Fastpris låter ju busenkelt! Vi tar ju alltid ett fast pris för våra tjänster, right? Helt så enkelt är det inte alltid. Hur ni tar betalt av era kunder påverkar er redovisning och det gör även arbetssätten i projekten och tillsammans mynnar detta ut i hur ni får redovisa era intäkter.

Fastpris

Rent krasst kan man säga såhär: de projekt ni fakturerar till fastpris, där har ni avtalat ett visst pris för utförandet av projektet och det är vad som gäller. Sedan om ni gör färre timmar än tänkt i projektet eller fler timmar, påverkar det helt enkelt era marginaler men inte vad ni fakturerar kund. Gör ni något jobb som inte är avtalat tar ni betalt på löpande räkning vid sidan av.

Löpande räkning

Jobbar ni på löpande räkning så har ni troligtvis ett avtalat pris per timme och fakturerar helt enkelt för den tid ni utför på projektet.

Finns det inte olika regler, vad gäller egentligen?

Huvudregeln och alternativregeln är begrepp som används inom intäktsredovisning och när det kommer till projekt. Uppdrag som utförs på löpande räkning kan endast redovisas enligt huvudregeln men för fastprisprojekt kan man däremot besluta om huvudregeln eller alternativregeln.

Huvudregeln

Huvudregeln kallas även för successiv vinstavräkning och innebär att intäkterna tas upp i resultaträkningen i takt med att arbetet utförs, oavsett när fakturan skickas.

Alternativregeln

Enligt alternativregeln tas intäkter och kostnader upp när ett projekt är avslutat. Pågående projekt bokförs under tiden i balansräkningen tills det är slutfört. Först då bokförs intäkter och kostnader för projektet i resultaträkningen.

Hur väljer vi regel?

Arbetar ni med fastprisprojekt är er revisor en ypperlig kontakt att diskutera med gällande vilket regelverk som passar just er. Det är ju trots allt er revisor som reviderar och godkänner principerna i samband med granskningen av ert årsbokslut. Dock får ni alltid byta till huvudregeln. Men har man istället haft huvudregeln och vill följa alternativregeln behöver man uppfylla särskilda skäl. Kontakta er Kleer-konsult eller revisor om ni har fågor om hur ni periodiserar era intäkter.

Vad innebär det då om ni använder er av fastpris i Kleer?

Själva modulen för fastpris i Kleer stödjer då fastpris enligt huvudregeln, alltså succesiv vinstavräkning. Fastpris enligt alternativregeln är någonting som hanteras manuellt i systemet, vanligtvis i samband med bokslut.

Hur funkar det?

1. Faktureringsplan

Du lägger upp en faktureringsplan i Kleer i projektet du skapat. I denna faktureringsplan väljer du fakturadatum, produkt m.m och kan förhandsgranska fakturan du skapat. Du kan skapa flera fakturor för olika perioder framåt som då ingår i planen. Då ser du också en summering för faktureringsplanen.

Fakturan kommer att skapas upp automatiskt när det är dags att attestera och skicka den baserat på valt fakturadatum i faktureringsplanen. När fakturan attesteras bokförs ingen intäkt utan hela beloppet exklusive moms kommer att bokföras på konto 1470. Intäkten kommer endast att bokföras i resultaträkningen när tid rapporteras på detta projekt i Kleer.

2. Lägg in intäktsbudget

Lägg in en intäktsbudget på vad ni avtalat med kund att ni ska fakturera i fastpris. Då blir det enklare att följa upp hur långt i projektet ni har kommit och hur ni ligger till i antalet nedlagda timmar. Då blir det helt enkelt lättare att se om ni har gjort en pricksäker uppskattning på timmar, kostnader och intäkter.

3. Rapportera tid

Ni måste rapportera nedlagd tid på projektet i Kleer och vara noga med det. Det är nämligen i takt med att ni rapporterar tid som intäkterna redovisas.

Vad intäktsförs och när?

Det som kommer intäktsföras är kundfakturapriset på aktiviteten du rapporterar timmar på. Se över om ni behöver en egen aktivitet för fastpris för att styra vad som ska intäktsföras för varje utförd timme. Eftersom att intäkter bokförs vid attest av nedlagda timmar, är det viktigt att löpande stämma av hur ni ligger till. Då kan ni se över om ni tar för stora eller små intäker i relation till avtalet redan nu och om det finns upp- eller nedskrivningsbehov.