Skapa fastprisprojekt

Om fastpris är vad som gäller för er då kan ni läsa mer om hur de skapas och vad ni behöver få med i projektets inställningar innan ni sätter igång och börjar rapportera tid.

Kommit fram till att fastprisprojekt är det som gäller för er?

Registrera ett fastprisprojekt

När projekt aktiveras som fastpris skapas en faktureringsplan under fliken “Allmänt” tillsammans med en rubrik för upp och nedskrivning. I övrigt är samtliga flikar sig lika med samma inställningar som vid ett löpande projekt.

Faktureringsplan

Fatureringsplanen ligger till grund för när kundfakturor automatiskt skapas i Kleer. Här väljer ni fakturadatum, produkt med mera och kan förhandsgranska fakturan som har lagts tills. Ni kan skapa flera fakturor för olika perioder framåt som då ingår i planen. Då ser ni också en summering för faktureringsplanen.

Fakturan kommer att skapas upp automatiskt när det är dags att attestera och skicka den baserat på valt fakturadatum i faktureringsplanen.

När fakturan attesteras bokförs ingen intäkt utan hela beloppet exklusive moms kommer att bokföras på konto 1470. Intäkten kommer endast att bokföras i resultaträkningen när tid rapporteras på detta projekt i Kleer. Vidarefakturerade kostnader intäktsförs dock istället direkt på bokföringskonto 3590.

Hur har ni koll på att projektet går enligt plan?

Om beloppen för intäktsbudget och faktureringsplan är olika flaggar Kleer upp detta med en varningstriangel i projektöversikten samt i budgetrubriken. När beloppen för intäktsbudget och faktureringsplan överensstämmer tas varningstriangeln bort.

När ni har lagt upp projektets regelverk klickar ni på ”spara”. Kleer kontrollerar då om det finns någon kundfaktura som ska skapas. Fakturor som ska skapas med framtida datum skapas per automatik på fakturadatum.

Hur hanteras en kreditfaktura i fastprisprojekt?

När en faktura har attesterats får den ett fakturanummer. Fakturanummer samt underlaget till fakturan hittar ni i projektet. Skulle ni behöva kreditera fakturan kommer underlaget för kreditfakturan att synas i projektet. En varningstriangel för projektet kommer då att dyka upp eftersom intäktsbudget och faktureringsplan inte längre överensstämmer när krediten skapats. Denna process är tänkt som ett hjälpmedel för att ni ska har koll på att en ny faktura måste skapas enligt plan.

När bokförs intäkterna i ett fastprisprojekt?

Intäkter bokförs per automatik i samband med att tid attesteras på projektet. Intäkten baseras på de inställningar som finns i projektet, dvs pris per aktivitet och/eller projektmedlem, se avsnitt för inställningar tidrapporter. I samband med att tidrapporten attesteras syns även den interna kostnaden i projektets resultatrapport.

Hur avslutar ni ett fastprisprojekt?

Innan projektet stängs

När ett projekt anses vara klart och ska stängas behöver följande steg vara klara;

Alla kundfakturor enligt faktureringsplanen ska ha skickats iväg till kund
Alla timmar som är budgetarade för ska ha rapporterats och attesterats

Kleer ger en varning om dessa steg inte är avklarade. Kleer varnar även om det finns vidarefakturerade kostnader som inte har fakturerats. Ni kan dock välja att stänga ett projekt trots att det finns ofakturerade kostnader.

Gå in i vyn ”projekt” för att se status för arbetade timmar i och intäktsbudget för projektet.

Hur projektet stängs

Markera projektet och klicka på stäng. Om någon av de två punkterna ovan inte är uppfyllda kommer en varning att dyka upp i samband med stängning.

När ett fastprisprojekt är avslutat behöver detta stängas. Det är först då ni kan göra en slutgiltig bedömning om projektet har gått med vinst eller förlust och om ni behöver göra ytterligare upp eller nedskrivningar i projektet för att stänga det.

Varför går ett fastprisprojekt ibland inte att stänga?

Då har ni fakturerat ett annat belopp än vad som har uppskattas sedan tidigare och det kommer då att behöva ske en vinstavräkning. Välj den aktivitet som resultatet ska bokföras mot. Klicka därefter på stäng. I samband med att ni klickar på stäng bokförs vinstavräkningen.

Underlaget till bokföringen hittar ni i projektet under faktureringsplanen.

Projektet hamnar automatiskt i filtret ”stängda”. Härifrån kan ni öppna projektet igen.

Hur regleras ett projekt löpande?

Det kan vara bra att reglera ett fastprisprojekt över tid så att det stämmer och är uppdaterat. Detta hanteras under fliken “Allmänt” och “Upp- eller nedskrivning”.

Skriver ni ner projektet har för mycket intäkter tagits upp i relation till vad ni fakturerat för och eftersom att fastpriset gäller innebär det att intäkterna behöver regleras ner.

Skriver ni upp projektet har ni mer intäkter att hämta från det som fakturerats då ni rapporterat färre timmar än vad som uppskattats i avtalet.

Uppföljning fastprisprojekt

Fakturerade intäkter bokförs på konto 1470 i balansräkningen. Mot detta konto regleras därmed också intäkterna när tid rapporteras. Läs mer i Pågående fastprisprojekt.