Introduktion Projekt i Kleer

Det finns många anledningar till att använda projekt i Kleer.

Projekt möjliggör uppföljning och struktur

Det finns många anledningar till att använda projekt i Kleer. Du får både en struktur med projektledare och medlemmar, kan följa intäkter och kostnader på projektet samt uppföljning på rapporterad tid. I denna guide förklarar vi hur allt hänger ihop och hur du arbetar med projekt i Kleer.

Hur fungerar projekt i Kleer?

Projekt är en central del av uppföljningen i ett bolag. Funktionen i Kleer kopplar samman kostnader från fakturor, kvitton och löner men även intäkter från kundfakturor och arbetad tid. Projekten kan vara interna eller externa, av löpande karaktär eller fastprisavräkning. Mer om det kommer vi gå igenom nedan. Vi kommer också gå igenom vilka typer av projekt ni kan jobba med i Kleer, hur ni på bästa sätt skapar projekten och förutsättningarna för att det ska fungera så smidigt som möjligt. Vi kommer även visa kopplingen mellan tidrapportering, användare och andra inställningar.

Projekt är ett bra sätt för uppföljning på intäkter, kostnader och tid. Själva funktionen är en del av vår tidrapporteringsmodul och finns tillgängligt för dig som har tidrapportering påslaget och inkluderat i ert avtal med oss. När tidrapportering aktiveras kommer projekt att slås på per automatik. Samtliga projekt kommer också skapas som en kategori för att kunna följa upp på intäkter och kostnader i projektet. Har ni inte tidapportering och önskar veta mer? Kontakta då din Kleer-konsult så berättar hen mer om vad det kostar och hur det skulle fungera för just er.

Vad behövs för att skapa ett projekt?

Det kan vara bra att tänka igenom hur just ni vill arbeta med projekt. Bland annat fundera över vilka aktiviteter som de anställda ska rapportera på samt eventuell individuell prissättning per person innan ni sätter igång. Med aktivitet menar vi alltså tjänsten som anställda utför i just detta projekt. I Kleer är en aktivitet sammankopplad med produkt som styr intäktskonto, periodisering och typ av moms. Det går även att koppla en aktivitet till en löneartikel, på detta sätt kan den rapporterade tiden generera lön för den anställde per automatik. Har ni detta på plats har ni allt ni behöver för att sätta upp samtliga inställningar när ni skapar projektet.

Tänk igenom följande:

1. Vilken struktur har era projekt?

Ska varje projekt motsvara en kund? Eller vill ni skapa upp enskilda projekt, kanske flera projekt per kund över tid?

Hur ni resonerar här sätter grunden för hur era inställningar bör se ut i era bolagsinställningar. Kan Kleer skapa projekt per automatik när en ny kund skapas eller skapar ni projekten själva när ni behöver?

2. Löpande, fastpris, internt eller externt?

Jobbar ni med interna projekt, fakturerbara projekt mot kund, på löpande räkning eller till fast pris?

Detta kan givetvis skilja sig åt beroende på projekt och styrs ni när ni skapar projektet.

3. Vad utför ni för tjänster?

Vad säljer ni för tjänster? Dessa tjänster motsvaras i Kleer av en aktivitet som ni utför och rapporterar på i tidrapporteringen. Aktiviteten är sammankopplad med pris, produkt med mera.

Ni kan styra vilka aktiviteter som ska rapporteras på i projekten och det kan därför vara bra att se till att ni har skapat alla aktiviteter som behövs innan ni skapar projektet.

4. Ställ in rätt pris på användarna

Om användare har olika priser och “favorit”-aktiviteter kan ni ställa in detta från start för respektive användare.

Det kan sedan göras ännu mer specifikt på projekt-nivå, vilket ni då ställer in på projektet i fråga.

Behöver ni ha tidrapportering för att arbeta med projekt?

I Kleer är tidrapportering en modul som hänger ihop med projekt. Tidrapporteringsmodulen behöver vara aktiverad för att kunna rapportera och följa upp på projektnivå. De flesta bolag med projektredovisning använder det just för att följa upp på arbetad tid.

Vill ni arbeta i projekt för att få uppföljningen, kategoritaggningen och själva strukturen men utan behov av att era användare tidrapporterar? Då kan ni använda projektmodulen, dock behöver tidrapporteringsmodulen vara aktiverad trots att användarna inte får tillgång till den. Däremot bör ni se över om uppföljningen med hjälp av kategorier i Kleer är ett bättre alternativt för er istället. Där kan ni också följa upp med olika rapporter, lägga in budget, ge behörighet till olika användare för att se siffrorna etc.