Skapa löpande projekt

Läs om hur du skapar löpande projekt i Kleer

Vad behöver du fylla i när du skapar ett löpande projekt?

Rapporterar du timmar på projekt är löpande projekt den vanligaste formen att använda sig av. Läs mer om hur du registrerar ett sådant projekt i Kleer nedan.

Tre vägar till att skapa ett projekt

Som vi har gått igenom i tidigare avsnitt kan ett projekt skapas upp per automatik när en ny kund läggs upp i kundregistret. Då är det bara att klicka in på projektet för att börja fylla i inställningarna. Alternativt så skapas det aktivt av dig på bolaget. Det går självklart att lägga upp fler projekt som är kopplat till samma kundkort.

1. Ändra i befintligt projekt

Om det har skapats upp ett nytt projekt tillsammans med att en ny kund läggs till, då är det bara att gå in på projektet och fylla på med nedanstående inställningar.

2. Tryck på knappen “Nytt projekt”

Skapa ett helt nytt projekt genom att trycka på knappen för “Nytt projekt” och fyll i nedanstående inställningar.

3. Skapa en kopia av ett annat projekt

Om ni har ett projekt sedan tidigare med samma förutsättningar som ett projekt ni önskar skapa nu, då kan ni helt enkelt kopiera projektet och dess inställningar genom att bocka för rutan framför projektnamnet och trycka på knappen “Kopiera”.

Vad innebär inställningarna i projekten?

1. Allmänt

Kom ihåg att ni också kan skapa preliminära projekt, om ni exempelvis planerar för ett men är osäkra på om det kommer att genomföras.

1. Kund

Här fyller ni i kunden som projektet tillhör. Uppgifterna för faktureringen kommer sedan dyka upp i fliken “Fakturainställningar” där de kan ändras eller läggas till.

2. Fastprisprojekt

En Kleer-konsult behöver hjälpa er att aktivera fastpris om det gäller för er. Osäker på hur det funkar? Läs Fastpris eller löpande räkning och avgör därefter.

3. Projektnamn

Skriv in ett namn på projektet. Detta kommer synas när ni tidrapporterar, i projektuppföljningen och i bokföringen.

4. Nummer

Projektnummer inte obligatoriskt men möjligheten finns om det behövs i er uppföljning. Detta syns endast i samband med tidrapportering och inte på kundfakturorna. Önskar ni att nummerna ska generas automatiskt? Kontakta din Kleer-konsult för att aktivera funktionen.

Det tillkommer då en kryssruta under fliken allmänt när ett nytt projekt skapas. Fylls den i låses rutan för nummer som då är ifylld med en automatiskt genererad siffra. Er Kleer-konsult kan justera vilket nummer som räknaren ska starta på.

Ni också möjligheten att bocka ur rutan om det är något projekt som inte ska ingå i den automatiska följden av projektnummer.

Om ni inte vill ha en automatisk räknare för projektnummer, då skriver ni in önskat projektnummer.

Interna anteckningar

Endast till för projektadministratör eller projektledare för att samla information om projektet på ett och samma ställe.

Valuta

Valutan styr prissättningen i hela projektet. Vidarefakturerade kostnader översätts till den valuta som finns angivet på projektet i samband med fakturering.

Kategorier

Finns det kategorier utöver projektet och eventuella användarkategorier som ni vill att intäkter ska taggas med per automatik? Då lägger ni till dessa här.

Öppnas/stängs

Datumet för när ett projekt öppnas blir per automatik det datum när projektet skapas och sparas men det kan du självklart justera.

Datumet för stängning kan ni ställa in i förtid och då får projektmedlemmen en varning om tid har lagts in efter passerat stängningsdatum när veckan godkänns.

Påminnelser om att projektet är på väg att stängas

Med hjälp av stängningsdatum i projektet kan ni skicka påminnelser om att projektet är på väg att löpa ut, dels till projektledare men också till projektadministratörer eller andra användare.

2. Fakturainställningar

Ingående fakturerade belopp

Om ni nyligen börjat i Kleer så kan ni helt enkelt lägga till ingående värden på intäkter i den här delen av projektet. Fyll i summan exklusive moms i ena rutan och momsen i kolumnen bredvid.

Inställningar

Uppgifter om kunden under fakturainställningarna hämtas från kundkortet och markeras i blått, dessa uppgifter går att justera.

Referensnummer och standardanteckning är fält som synliggörs på samtliga fakturor som skapas från tidrapporteringen.

Det går att bifoga en fakturaspecifikation på både svenska och engelska och som per automatik bifogas som bilaga i samband med fakturering. Mallen för specifikationen kommer då att plocka upp den tid som är rapporterad i projektet och kan sorteras per datum, person och aktivitet.

Ni kan också bestämma hur informationen från tidrapporten ska synas på fakturan genom att välja vad som ska synas först och vad som ska med, exempelvis namn på användare, produkt och aktivitet.

3. Aktiviteter

Vad ställer ni in under fliken aktiviter? Läs mer nedan!

Rapportera mot samtliga aktiviteter

Här kan ni antingen kryssa i att medlemmarna i projektet ska kunna rapportera mot samtliga aktiviteter. Om rutan ska vara ibockad eller ej från start ställs in i era grundinställningar, kontakta er Kleer-konsult om ni önskar justera det förvalda förslaget.

Enskilda aktiviteter för projektet?

Vill ni istället behörighetsstyra vilka aktiviteter som ska vara valbara när projektmedlemmar tidrapporterar ska kryssrutan vara urbockad under samtliga. Då väljer ni att “Lägga till aktivitet” för att lägga till en befintlig, eller “Skapa ny aktivitet” om det finns behov av det.

Hur styrs priset i projektet?

Aktivitetens prishierarki

• Den grundläggande prisinställningen hör till aktiviteten. Om den fakturerbara aktiviteten har ett pris och en anställd rapporterar på denna räcker det för att skapa en intäkt och fakturerabart underlag för kunden.

• Önskar ni använda samma aktiviteter för olika projekt men där priset skiljer sig åt? Då lägger ni till aktiviteten i projektet och väljer ett annat pris. Då är det detta som gäller.

Den anställdas prishierarki

Den anställdas pris kommer alltid att skriva över aktivitetens pris oavsett om det är projektspecifikt eller ej.

• Först och främst finns ett prisalternativ på användarens tidrapporteringsinställningar. Där styrs intäkt per aktivitet specifikt för användaren. Denna inställning kommer att gälla över aktivitetens generella och projektspecifika inställningar.

• På projektet kan användarens pris ställas in per aktivitet om det behöver anpassas till projekt. Detta skriver över alla andra prissättningar.

Vad ska fyllas i om aktiviteter läggs till specifikt till projektet?

Namnet på aktiviteten, beskrivningen, valuta och marginal kommer synas för aktiviteten och nedanstående fyra kan då fyllas i specifikt för projektet

Text på fakturan

Om ni önskar en annan text än aktivitetens namn på fakturan när ni väl fakturerar, då kan ni skriva detta här.

Kundfakturapris/tim

Om priset ska vara annorlunda än grundinställningarna för aktiviteten så fylls detta i här.

Självfakturapris/tim

Om ni har vår underkonsultmodul påkopplad, fyller ni i priset som ska stå på självfakturan här.

Kategoritaggning av lönekostnad

Välj om lönekostnader hos timavlönade automatiskt ska kategoritaggas med projekt eller inte. Valet påverkar resultatuppföljningen för projektet.

Defaultinställning är att lönekostnader kategoritaggas i de fall det saknas en internkostnad i tidrapporteringsinställningarna.

4. Projektledare

Här kan du ge en eller flera användare behörighet och rättighet till ett specifikt projekt som projektledare. Det innebär att de kan se, ändra och attestera tid för projektmedlemmar samt fakturera timmarna i sitt projekt.

Ni väljer också om projektledaren ska få se underlag till siffrorna i resultatrapporten eller ej. Ni kan också styra om de ska se projektmedlemmarnas interna kostnader.

5. Projektmedlemmar

Kryssa i samtliga om alla användare som har tillgång till tidrapportering i bolaget ska kunna tidrapportera på projektet. Defaultvärde i kryssrutan hämtas från grundinställningar för bolaget. Kontakta din Kleer-konsult om du vill ändra defaultvärdet.

Projektmedlemmar och prissättning

Vill du istället behörighetsstyra prissättning per projektmedlem ska kryssrutan vara urbockad under samtliga.

Prissättning som föreslås på projektmedlemmen hämtas från tidrapporterinsinställningar för användaren, se avsnitt inställningar tidrapportering. Priset går att ändra för respektive projektmedlem och aktivitet direkt i projektet.

Intäktsfördelning

Intäktsfördelning finns som tillval i Kleer och används när ni vill fördela en intäkt mellan en användare och bolaget. Inställningar för intäktsfördelning görs på tidrapporteringsinställningar för användaren men kan ändras på projektet, se avsnitt inställningar tidrapportering.

6. Budget

Nu finns det möjlighet för en projektledare att se utfall mot budget i Resultatrapporten i vänsterkolumnen i Kleer.

Dels har vi utvecklat funktionen för vem som helst att kunna se en resultatrapport för en kategori om den tilldelas användaren. Nu går det också för användaren som har tillgång till en resultatrapport för en kategori, att jämföra mot budget om en sådan finns upplagd i Kleers funktion för budget. Denna funktion är frånskild från själva projektmodulen.

Dock finns det två varianter på enklare budgetar som kan förenkla uppföljningen i själva projekten, dessa går dock inte att ta fram i resultatrapporten utanför projektet.

Enkel intäktsbudget

Vid en enkel budget lägger ni in beräknade timmar och intäkter för projektet. Denna budget visas då i översikten i projektvyn men går inte att jämföra med i resultatfliken eller i resultatrapporten.

Detaljerad intäktsbudget

Här kan ytterligare information om budgeterade timmar, intäkter och kostnader fyllas i. Dessa intäkter och kostnader kan sedan jämföras mot utfallet i resultfliken men ej i resultatrapporten i Kleer.

7. Löpande översikt

Välj ett datumintervall för översikten. Default visas allt från projektets start till dagens datum.

Rapporterad tid

Här visas en sammanställning av den rapporterade tiden sorterat på aktivitet, projektmedlem, timmar inklusive vad som är rapporterat, fakturerat osv. samt beloppet.

Vidarefakturering

Här visas som default kostnader som ska vidarefaktureras. Ni kan också se det som redan är fakturerat.

Kundfakturor

Här ser ni en översikt över samtliga kundfakturor som skickats för just detta projekt.

8. Resultat

Resultatfliken i projektet visar en resultatrapport tillhörande projektet. Detta är möjligt med hjälp av kategorin för projektet som genereras automatiskt. På så sätt kan alla intäkter och kostnader i bolaget taggas med projektet om så behövs. Det kan både vara leverantörsfakturor, kundfakturor både från tidrapportering eller ej, kvitton med mera . Rappporten går att exportera till pdf eller excel.

Utöver att välja datumintervall kan ni även sortera projektets resultatrapport på följande funktioner:

Jämföra

Jämföra med exempelvis månad för månad för att se resultatet per månad.

Inkludera intern kostnad

Välj att inkludera eller exkludera intern kostnad genom att välja i rull-listan. OBS! Intern kostnad bokförs på projektet baserat på prisuppsättning i tidrapporteringsinställningar och i samband med att tidrapport attesteras.

Visa transaktioner

Välj att visa alla enkilda transaktioner som har med projektet att göra genom att kryssa i visa transaktioner. Samtliga transaktioner som ligger på kontona i resultaträkningen syns då i en lista nedanför rapporten.

Kan projektinställningarna redigeras?

Kunden som projektet kopplas till kan justeras fram tills att tid har attesterats på projektet. Resterande inställningar kan alltid justeras med tiden.

Registrera ett internt, icke fakturerbart projekt

Det är vanligt att bolag även vill ha kontroll över sin interna tid. För att få hjälp att hålla reda på detta lägger ni upp ett så kallat “internt projekt” i Kleer.

Ni lägger upp projektet enligt ovan men hoppar över kundfältet och skriver bara in ett projektnamn. Exempelvis “intern tid”.

Fliken fakturainställningar kommer då att släckas eftersom att ingen tid ska faktureras. Övriga inställningar fungerar precis på samma sätt som när ni lägger upp ett fakturerbart projekt. Skillnaden är att ni endast använder aktiviteter som inte är fakturerbara.