Utläggsrapportering

I Kleer rapporterar du själv dina utlägg, antingen i webben eller i appen.

Hur du hanterar dina kvitton i Kleer

Har du privata utlägg att rapportera som du vill ska komma med på din lön? Se till att rapportera in dem i tid. Ofta har bolaget en intern deadline som gäller för utbetalning av kvitton på nästkommande lön. I Kleer kan du rapportera in utlägg som hör till bolagets kostnader som du betalat privat eller med företagskort. Vare sig det är företagskort eller privata utlägg behöver de laddas upp, hanteras och lämnas in.

Instruktioner för dig som har företagskort med Kleer-integration finns i separata guider för AirPlus (f.d. Eurocard)/SEB Corporate respektive Kleer-kort/Mynt.

Vad behöver du göra för att lämna in ett kvitto?

Företagskort, privata utlägg eller eurocard integration. Allt hanteras i Kleer. Hur du än betalat, så följer rutinen tre steg.

Ladda upp/mejla in kvittot
Hantera det
Lämna in det

Digitala kvitton

Digitala kvitton som du fått i original på webben, på mail eller i en app, kan lämnas in på två olika sätt. Du kan alltid maila kvittot till kvitton@expense.kleer.se från mailadressen du använder när du loggar in i Kleer. Du kan också ladda upp det direkt i Kleers gränssnitt på webben genom en “drag and drop”-funktion eller genom att välja filen från din dator.

Har du fått ett kvittomejl utan bifogad fil, där själva mejlet är kvittot, går det bra att bara vidarebefordra hela mejlet till kvitton@expense.kleer.se så gör Kleer om det till en PDF-fil automatiskt.

Är du upplagd i flera bolag mailar du till bolagsnamnet@expense.kleer.se istället för adressen ovan för att kvittot ska hamna i rätt bolag. Exakt vilken adress du ska använda ser du under rubriken “Utlägg / Löner” i sidfoten på sidan Utlägg > Hantera utlägg.

Papperskvitton

Papperskvitton behöver du fotaoch ladda upp – enklast direkt i Kleer-appen, men du kan också mejla in foton till kvitton@expense.kleer.se (är du upplagd i flera bolag, se förra rubriken Digitala kvitton för mer information)

Från och med 1 juli 2024 behöver du inte längre spara originalen, men se till att fotot verkligen har laddats upp och att informationen är läsbar innan du kastar kvittot!

Hantera kvitton

Varför behöver du hantera dina kvitton? Du vet bäst vad utläggen avser och kan enkelt se till att det blir rätt, vilket blir mindre admin i slutändan. Du kan hantera kvittona i appen eller webben oavsett hur du skickat in dem. Du klickar på bilden och fyller i nedanstående fält.

1. Företagskort/privat

Om du har ett företagskort där bolaget betalar fakturan (bortsett från AirPlus (f.d. Eurocard)-integration), kommer du ha valet att välja om det är underlag till köp du gjort på kortet eller om de är privata utlägg som du betalat själv som du då ska få återbetalat av bolaget. Har du inget företagskort behöver du inte välja någonting här utan ditt första steg i hanteringen är *Typ av kvitto. *Privata utlägg gäller också dig som har företagkort men där du betalar fakturan själv, då blir ditt första steg också Typ av kvitto.

2. Typ av kvitto

Välj vad kvittot avser genom att välja i rullistan, då kommer det bokföras korrekt därefter.

3. Syfte

Fyll i syfte för att göra det tydligare i vilket sammanhang utlägget gjordes.

4. Digitalt

Rutan ska vara ibockad om originalet är i digitalt format. Är det ett fotat papperskvitto du hanterar? Bocka inte i rutan.

5. Land

Väljer du annat land än Sverige behöver du tänka till. Många vanliga utlandsutlägg (t.ex. taxi, hotell, restaurangbesök) ska redovisas som land Sverige, men utan någon moms. Detta har att göra med skatteregler mellan länder och ligger till grund för bokföringsreglerna som ligger bakom valet du gör i systemet.

Ett exempel när ett annat land ska väljas är vid inköp av It-tjänster där leverantören av tjänsten är registrerad i ett annat land än Sverige men där ni nyttjar tjänsten i Sverige.

6. Datum

Välj det datum som står på kvittot.

7. Period

Välj en annan period för kvittot om kostnaden hör till en annan månad än kvitto-datumets månad. Periodisera vill man ofta göra om beloppen överstiger 5000 kronor och kan hänföras till en annan period.

8. Belopp, valuta och moms

Fyll i totalbeloppet för utlägget och även valutan du rapporterar i. Du fyller sedan i momsen genom att skriva beloppet, procentsatsen eller klicka på beloppet på kvittot där det kan hämtas upp automatiskt. Väljs procent beräknar systemet momsen baserat på beloppet du fyllt i, kontrollera att det stämmer överens mot kvittot.

9. Kategorier, vidarefakturera, bifoga underlag.

Fyll i kategorier om det behövs och vilken kund som ska få kvittot vidarefakturerat till sig om så är fallet. Du kan bifoga underlag om det av någon anledning behövs, kvittot räcker oftast gott! Ska utlägget vidarefaktureras till kund och ni vill att kvittot ska ligga med som bilaga till fakturan, hanteras detta i samband med fakturering och inte i detta läge.

Lämna in kvitton

För att kvittona ska vara rapporterade och klara från ditt håll behöver du aktivt lämna in kvittona. Bocka för alla kvitton som är klara för inlämning. Om du av någon anledning vill låta ett kvitto ligga kvar så se till att den är urbockad. En ruta dyker då upp där du kan fylla i en beskrivning. Beskrivningen syftar då till hela journalen. Sen är du klar! Inlämnade journaler ligger under just rubriken *Journaler *under fliken för Utlägg.