Utläggsrapportering - Kleer-kortet/Myntkort

Har du ett företagskort hos Mynt där din arbetsgivare kopplat på Mynt-integrationen?

Utläggsrapportera

med Kleer-kortet/Myntkort som företagskort

Har du ett företagskort hos Mynt där din arbetsgivare kopplat på Mynt-integrationen? Då kommer transaktionerna in direkt i Kleer.

Hur fungerar kvittorapporteringen när du har Kleer-kort/Myntkort?

Kleer har ett samarbete med Mynt för att förenkla hanteringen av utlägg gjorda med företagskort. Se nedan hur det fungerar för dig som användare av kortet.

Webb eller app?

Den här guiden täcker rapportering på webben, men för många är det smidigaste att använda vår app. Du laddar ner den i App Store för iPhone eller Google Play för Android. Det finns även en separat guide för appen.

När syns transaktionerna i Kleer?

Förutsatt att ditt bolag har en integration påkopplad mellan Mynt och Kleer dyker nya kortköp upp omedelbart efter köpet i Kleer under fliken *Utlägg > Hantera utlägg *eller i appen under Utlägg > Kortköp att redovisa.

Ser du inte dina transaktioner?

Be personen som administrerar era företagskort kontakta er Kleer-konsult.

Hur redovisar jag köpen?

Transaktionerna som du behöver redovisa syns högst upp i Utlägg > Hantera utlägg under rubriken Nya kortköp och är sorterade per månad samt med dina senaste köp under fliken Senaste.

Det bästa är att löpande, allteftersom du gör köp med kortet, se till att få in kvittona i Kleer genom att fota dem i appen, mejla in dem (normalt till kvitton@expense.kleer.se för dig som bara är användare i ETT bolag i Kleer) eller ladda upp dem på webben.

Därefter kan du trycka på en transaktion och välja vilket av de fotade underlagen som hör till transaktionen om inte systemet självt har automatchat det. (Det finns en funktion som söker igenom underlagen och automatiskt föreslår rätt kvitto till rätt kortköp, baserat på belopp och datum från kvittobilderna.)

Du behöver också välja rätt kvittotyp, om det inte är ett återkommande köp och Kleer redan har fyllt i det. Slutligen behöver du fylla i momsbeloppet, som oftast INTE kommer med i transaktionen från handlaren.

Fälten du fyller i

Fält	Vad du anger
Betalsätt	Ditt företagskort. Väljs av systemet och går inte att ändra.
Typ av kvitto	Vad det är för kostnad. Varje typ är kopplad till ett bokföringskonto. Vid återkommande köp väljer systemet kvittotyp, men det går att ändra vid behov.
Syfte	Fritextfält där du beskriver för den som ska attestera varför utlägget gjorts.
Digitalt	Om kvittot är digitalt eller fysiskt.
Land	Leverantörens land, men se varningen nedan. Det här fältet blir ofta fel.
Datum	Settlingsdatumet, alltså dagen pengarna drogs från kontot. Fylls i av systemet och är ofta några dagar efter själva köpet. Se noteringen under tabellen.
Period	Anges om kostnaden avser en annan period än betalningsdatumet, till exempel en årslicens. Kostnaden fördelas då över rätt månader i stället för att tas i sin helhet vid inköpstillfället.
Belopp	Köpbeloppet. Fylls i av systemet.
Varav moms	Momsbeloppet på kvittot.
Kategorier	Eventuella kategorier för uppföljning. Din användares kategorier fylls i av systemet.
Vidarefakturera till	Anges om utlägget ska vidarefaktureras till ett projekt eller en kund.
Bifoga underlag	Här kan du bifoga andra underlag än kvittot.

När du sparar flyttas utlägget till Utlägg att lämna in och transaktionen flyttas från från filtret Ej hanterade till *Hanterade. *Du behöver i vanlig ordning Lämna in din kvittojournal efter hanteringen.

Då kommer den automatiska funktionen för att matcha kvitto och kortköp att fungera som bäst.

Kort där du själv betalar fakturan

Har du ett kort där du som kortinnehavare själv betalar fakturan? Då rapporterar du precis som ovan, men utläggen hamnar i stället på din löneutbetalning eller betalas ut som en extra utläggsbetalning.

Automatik för återkommande köp

Om du får in ett kortköp som har exakt samma beskrivning som ett tidigare kortköp, kommer Kleer automatiskt att förifylla dessa fält så att de blir samma som det senaste kortköpet från samma leverantör:

Kvittotyp
Land
Momssats
Kategorier, inklusive eventuell fördelning

Det finns även logik för att hantera en del vanliga återkommande transaktioner från t.ex. Facebook, LinkedIn och Google även om beskrivningen/referensen på varje transaktion är unik. T.ex. kommer “FACEBK Z65TPQ6642” att betraktas som samma som “FACEBK 32X95VFDG3”.

Varför kan jag inte lämna in ett visst utlägg?

Eftersom köpen med Kleer-kortet/Myntkort dyker upp i Kleer så fort de reserverats, kan det hända att det belopp som i slutändan dras från kortet kan skilja sig mot det som reserverades. För att undvika att det blir fel i bokföringen kan du inte lämna in ett utlägg för attest innan köpet har “settlats” och slutgiltig dragning har skett.

I normalfallet settlas ett köp inom 24 timmar, men det kan dröja flera dagar eller i undantagsfall också hända att ett köp aldrig settlas. Kontakta i så fall din chef eller Kleer-administratör på ditt bolag för hjälp med hur du ska göra.

Några exempel på anledningar till att reserverat belopp skiljer sig från settlat belopp kan vara:

Du tankar. Bensinstationen gör omedelbart en schablonreservation på 1 500 SEK när du stoppar in kortet. I settlingen dras det belopp du faktiskt tankade för: 714,28 SEK.
Du köper en baguette i Paris för 3,50 Euro. Vid köpet reserveras omedelbart 37,34 SEK, men när köpet har rasslat igenom alla banker och kortköpsprocessorer efter någon dag, blir den slutgiltiga växelkursen en annan och det som dras från kortet blir 35,02 SEK.
Du beställer en laptop och ett laptopställ från en webbshop. 12 000 SEK reserveras direkt. Det visar sig sedan att laptopstället är restnoterat, och stryks från ordern. Det som dras från kortet blir 11 250 SEK

Varför får jag flera pushnotiser om samma köp?

Om du har lagt till ditt kort som ett virtuellt kort i Apple Wallet eller Google Wallet är standard att notiser om nya köp skickas från Wallet-appen.

Notiserna går att stänga av eller slå på per kort, så stäng av dem genom notisinställningarna för ditt Kleer-kopplade kort inifrån respektive Wallet-app, så får du bara en notis från Kleer-appen.

Relaterade guider

Företagskort – kom igång med Kleer-kortet (admin) – för dig som administrerar företagets kort: onboarding via Mynt, kortinnehavare, korttyper och synk.