Justera löner

För en smidigare löneprocess där ni kan arbeta fritt med lönerna utan att de kan låsas eller godkännas förrän du är helt klar

För en smidigare löneprocess

För dig som arbetar aktivt med löner i början av varje löneperiod, till exempel läser in förmånsfiler eller lägger in andra löneartiklar så finns en funktion som vi kallar Justera. Justera tillåter att man arbetar med lönerna utan att de kan förhandsgranskas, låsas och godkännas av anställd och chef.

Processflöde vid justering av löner

På anställningsnivå kan man markera vilka anställda som ska inkluderas i flödet för justera, det kan vara hela bolaget eller enstaka individer. När inställningen är aktiverad kommer dessa personer vid varje ny månadsperiod att hamna i ett justeraläge under vyn Löner – Attestera – För justering.

De olika menyerna kan ses som en process, som underlättar för dig som användare att se var i flödet lönerna befinner sig.

• Personer i fliken För justering bearbetas fortfarande internt, den anställda kan inte förhandsgranska sin lön eller låsa sin månadsrapport. Chefen har inte heller möjlighet att förhandsgranska anställdas månadsrapporter eller godkänna dessa.

• Personer i fliken Ej låst av anställda har redan justerats eller ska inte justeras utan enbart låsas av den anställda.

• Personer i fliken För godkännande ligger för godkännande hos respektive chef

• Personer i fliken För attest är godkända och redo att attesteras.

• Personer i fliken Alla visar samtliga anställda oberoende var i processen de befinner sig. I den här vyn kan man via kolumnen Status se om en lön är justerad, låst, godkänd, avslagen eller attesterad

När en lön är justerad och markerad som justerad går den vidare i flödet till anställda för att kontrollera och låsa månadsrapporten. Om man använder sig av funktionen Administratör/Chef ska godkänna lönerapport hamnar justerade löner direkt för godkännande.

När lönerna är justerade och kontrollerade markerar man dessa som justerade och månadsrapporten låses upp för den anställda och chefer att förhandsgranska, låsa och godkännas.

Månadsrapporten för en anställd

För den anställda så kan man fortfarande rapportera som vanligt i månadsrapporten, till exempel lägga in en semesterdag, men man kan inte låsa eller förhandsgranska månaden. Man ser ett meddelande som informerar att lönen är under justering och för tillfället inte tillgänglig att låsa eller förhandsgranska.

Så snart lönen är justerad finns möjlighet att låsa och förhandsgranska tillgänglig. Meddelandet är inte längre synligt och knapparna för spara, spara och lås samt förhandsgranska är tillgängliga igen.

Notifiera anställda eller chefer att lönerna är klara

För att få till ett flöde i processen kan man även använda sig av den nya Skicka påminnelsefunktionen. När lönerna är justerade så går man till fliken Ej låst av anställd eller För godkännande beroende på om anställd eller chef ska godkänna rapporterna och markerar de personer man önskar skicka påminnelse till.

Vill man inte skicka påminnelse manuellt kan man även låta systemet skicka ut automatiska mejl om att månadsrapporten ska låsas. Default går dessa mejl ut den 14 varje månad (till anställda) och den 16 varje månad (till chefer), kontakta oss om ni önskar justera datumintervallen.

För att aktivera Justera

• Gå till Inställningar – Användare – Välj anställningsavtal

• Fliken allmänt, sektion Lönerapporter, markera Justering ska användas.

• Funktionen är nu aktiverad på anställningsnivå