Det nya anställningsavtalet
Vad som ändras när ni får det nya anställningsavtalet i Kleer, vad som är nytt och var ni hittar det ni känner igen från det gamla avtalet.
Kleer får ett nytt anställningsavtal, och med det en egen sida för dem som faktiskt är anställda i bolaget. Tidigare låg de anställda i samma lista som alla andra användare, och det var inte lika enkelt att få en tydlig överblick över personalen. Nu samlar sidan Anställda bara dem, och överst ser ni hur personalstyrkan ser ut: hur många som är anställda, hur många som har börjat och slutat det senaste året och vilka som är på väg in eller ut.
Inställningarna i avtalet är desamma som ni är vana vid, men de är samlade på ett nytt sätt. Sidan når ni via Anställda i vänstermenyn.
Genomgång av det nya avtalet
En kort film som visar sidan Anställda och hur ni hittar i det nya anställningsavtalet.
Öppna filmen i ett eget fönster: Det nya anställningsavtalet
Det här är nytt
- Allt om den anställde på ett ställe. Avtalet har sju flikar med underflikar, och varje inställning ligger där den hör hemma. Skatt och utbetalning har en egen flik, liksom allt som rör tid och allt som rör ersättningar.
- Historiken har en egen flik. Under Historik ser ni vad som har ändrats i avtalet, när och av vem.
- Snabbare att komma igång med en nyanställd. Användaren, anställningsavtalet och behörigheterna skapas i samma dialog, Nytt anställningsavtal. Där väljer ni också närmaste chef och vem den nya användaren ska ha rättighet till.
- Överblick över personalstyrkan. Överst på sidan Anställda visar fyra siffror hur personalstyrkan ser ut och förändras, se Överblick över personalstyrkan.
- Den anställde kan se sitt eget avtal. Den anställde kan nu få behörighet att läsa sitt eget avtal, se Den anställdes eget avtal.
Var hittar ni det ni känner igen?
Det gamla avtalets flikar är samlade i färre och tydligare flikar:
| I det gamla avtalet | I det nya avtalet |
|---|---|
| Allmänt: personnummer, anställning, arbetsställe | Avtal |
| Allmänt: skatt och utbetalning | Skatt & utbetalning |
| Allmänt: milersättning, drivmedelsförmån och traktamente | Ersättningar > Traktamenten och kostnadsersättningar |
| Allmänt: månadsrapporten | Övrigt > Månadsrapport |
| Lön | Lön, uppdelad i Månadslön, Timlön, Rörlig lön och Löneväxling. Löneartiklarna ligger under Månadslön |
| Semester | Tid > Semester |
| Schema | Tid > Schema |
| Komptid | Tid > Komptid |
| Frånvaro | Tid > Frånvaro |
| Frånvaro: extra kontroll innan attest av lönerapport | Övrigt > Månadsrapport |
| Bilförmån och bidrag | Ersättningar > Bilar |
| Anteckningar | Övrigt > Anteckningar, tillsammans med bifogade dokument |
| Historik under flikarna | En egen flik, Historik |
Överst i avtalet står den anställdes namn, hur länge personen har varit anställd och sysselsättningsgraden. Kugghjulet bredvid namnet öppnar användarinställningarna.
Använder bolaget Kleers nya lönemotor finns två saker till: fältet Avtal på fliken Avtal, där ni väljer vilket avtal som gäller för den anställde, och underfliken Övrigt > Inställningar med bolagets fria fält.
Överblick över personalstyrkan
Överst på sidan Anställda står fyra siffror. De räknas fram ur anställnings- och avgångsdatumen i avtalen.
- Antal anställda. Hur många som har börjat och inte har slutat. Den som börjar längre fram räknas här först från sin första anställningsdag. Bredvid siffran står hur många fler eller färre det är jämfört med samma datum förra året, till exempel +8 eller −3.
- Nyanställningar och avgångar (12 mån). Hur många som har börjat och hur många som har slutat de senaste tolv månaderna. +3 / −1 betyder tre nya och en som har slutat.
- Planerade nyanställningar. Hur många som har ett anställningsdatum längre fram, alltså de som är anställda men inte har börjat än.
- Planerade avslut. Hur många som har ett avgångsdatum i dag eller längre fram, alltså de som har sagt upp sig eller blivit uppsagda men fortfarande arbetar kvar.
- Chefer ser sina egna siffror. Är du chef omfattar siffrorna och listan bara de anställda du ansvarar för, direkt eller längre ner i organisationen, och inte dig själv. En löneadministratör ser hela bolaget, så två användare kan se olika siffror. Det är avsiktligt och inget fel.
Siffrorna går ihop: antalet anställda för ett år sedan, plus nyanställningarna och minus avgångarna, ger antalet anställda i dag. Den som har sin sista anställningsdag i dag räknas fortfarande som anställd.
Personer som bara får utlägg
Den som inte får lön men ska få utlägg ersatta, till exempel en volontär, behöver också ett anställningsavtal, eftersom utläggen betalas ut med lönen. I avtalet väljer ni Ska endast få utlägg under Hantering på underfliken Övrigt > Månadsrapport.
De här personerna syns i listan på sidan Anställda, men de räknas inte in i någon av de fyra siffrorna. Har bolaget sådana avtal visas en informationsikon vid Antal anställda, som talar om hur många det är.
Anställda och Avslutade
Sidan Anställda har två flikar:
- Anställda. Alla med en pågående anställning, även de som har ett avgångsdatum längre fram.
- Avslutade. De vars anställning har upphört men som fortfarande är aktiva användare i Kleer.
Så arbetar ni i listan:
- Sök. Sökfältet söker på namn, anställningsnummer och kategorier, till exempel avdelning. Under sökningen visas hur många träffar det finns på varje flik.
- Sortera. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera listan efter den kolumnen.
- Välj hur många som visas. Visa mellan 10 och 50 anställda per sida.
- Öppna avtalet direkt. Klicka på en rad för att öppna den anställdes avtal.
En anställd flyttas till Avslutade först efter utgången av den månad då avgångsdatumet infaller. Den som slutar den 15 mars står alltså kvar under Anställda till och med den 31 mars.
En anställning avslutar ni med Avsluta anställning på fliken Avtal. Där anger ni avgångsdatumet och väljer om en eventuell semesterlöneskuld ska betalas ut Automatiskt månaden efter eller Manuellt.
Användare som inte är anställda
Sidan Anställda är till för dem som har ett anställningsavtal i bolaget. Alla användare i ert bolag är kanske inte anställda, och de som inte är det hanterar ni som tidigare under Inställningar > Användare. Det gäller till exempel:
- Konsulter och andra externa användare. En revisor eller en inhyrd konsult som behöver åtkomst till systemet men inte får lön från bolaget.
Under Inställningar > Användare lägger ni upp dem med Ny användare: namn, e-post och behörigheter, men inget anställningsavtal. De syns inte på sidan Anställda och räknas inte in i siffrorna överst.
Ska personen få utlägg ersatta behöver hen ändå ett anställningsavtal, eftersom utläggen betalas ut med lönen, se Personer som bara får utlägg.
| Vad ni ska göra | Var |
|---|---|
| Lägga upp och ändra anställningsavtal | Anställda i vänstermenyn |
| Lägga upp användare utan anställning och ge dem behörigheter | Inställningar > Användare |
Den anställdes eget avtal
Den anställde kan nu få behörighet att se sitt eget anställningsavtal. Det sker inte automatiskt. Kontakta oss för att aktivera behörigheten Eget anställningsavtal för de anställda som ska ha den.
Med behörigheten öppnar den anställde sitt avtal under Löner > Mitt anställningsavtal. Avtalet visas i läsläge, med samma flikar som ni ser.
Det här kan den anställde ändra själv:
- Sin adress, på fliken Avtal.
- Sitt bankkonto, på fliken Skatt & utbetalning.
Allt annat i avtalet går bara att läsa.
Det här ser den anställde inte:
- Anteckningar och bifogade dokument. Underfliken Övrigt > Anteckningar visas inte.
- Extra kontroll innan attest av lönerapport. Det ni har skrivit under Övrigt > Månadsrapport visas inte.
- Andra anställdas avtal. Behörigheten gäller bara det egna avtalet. Har den anställde ingen annan behörighet till löner når hen inte sidan Anställda.