Kvitton och utlägg med Kleer MCP

Så låter du AI-assistenten hitta kvitton i din mejl, få in dem i Kleer, koppla dem till kortköpen som saknar kvitto och skapa utlägg, och vad du bekräftar innan något sparas.

Med Kleer MCP kopplat till din AI-tjänst, till exempel ChatGPT eller Claude, kan du be AI-assistenten hålla ordning på dina kvitton. Den kan visa vilka kortköp som saknar kvitto, leta upp kvittona i din mejl och skicka in dem till Kleer, koppla kvitton till rätt kortköp och skapa utläggsrader åt dig. Du granskar och skickar in utläggsrapporten i Kleer som vanligt.

Assistenten arbetar alltid som du. Den ser och ändrar bara dina egna kvitton, kortköp och utlägg, aldrig någon annans.

Innan du börjar

• Kleer MCP ska vara kopplat, se Kleer MCP.
• Bolaget behöver ha tillåtit ändringar via MCP. Att skapa och koppla utlägg fungerar bara om bolaget har slagit på det under Inställningar. Säger assistenten att bolaget inte får ändra något, be den som administrerar bolaget i Kleer att slå på det, se Slå på MCP för ert bolag.
• Du behöver en förvald utläggstyp och kategori på din användare i Kleer. Utan dem kan assistenten inte skapa en utläggsrad.

Hämta kvittona ur din mejl

De flesta digitala kvitton ligger redan i mejlen. Kleer MCP har en färdig guide, Kvitton från inkorgen, där assistenten letar upp dem åt dig. Du behöver ha din mejl, Outlook eller Gmail, kopplad till samma AI-tjänst som Kleer MCP.

Be om det med egna ord, till exempel: “Hjälp mig få in kvittona från min mejl i Kleer.” Assistenten hämtar då guiden och går igenom den:

1. Den börjar i Kleer och tar fram dina kortköp som saknar kvitto, med handlare, datum och belopp.
2. Den letar i mejlen efter kvittona till just de köpen. Utlägg du lagt ut privat letar den efter de senaste 30 dagarna.
3. Den visar en numrerad lista med köp och hittat kvitto, och säger för varje rad om matchningen är säker eller osäker. Kvitton du redan skickat in märks som troliga dubbletter.
4. Du väljer vilka som ska in, till exempel “1 och 3”. Ingenting skickas innan du har svarat.
5. Kvittona vidarebefordras till Kleer med bilagan kvar, från den adress du loggar in i Kleer med. Får assistenten bara läsa din mejl, vilket är det vanliga, får du i stället en färdig lista med adressen och en ämnesrad per kvitto, så vidarebefordrar du dem själv.

Kleer läser sedan av kvittona automatiskt. Kontrollera beloppen, särskilt momsen och kvitton i annan valuta, innan du skickar in utläggsrapporten.

Fakturor ställda till företaget är inte utlägg och ska inte till kvittoadressen. Dem skickar du till bolagets fakturaadress i Kleer.

Koppla kvitton till kortköp

1. Skicka kvittot till Kleer som vanligt. Fota det med Kleer-appen, mejla det till kvitton@expense.kleer.se eller ladda upp det under Utlägg > Hantera utlägg. Se Utläggsrapportering.
2. Be assistenten koppla kvittona, till exempel: “Vilka av mina kortköp saknar kvitto, och finns kvittona bland det jag skickat in?”
3. Assistenten visar förslaget på vilket kvitto som hör till vilket kortköp, med datum och belopp. Stämmer det, säg ja.
4. Gå in i Kleer och kontrollera utläggsraderna. Fyll i det som assistenten inte kan sätta, till exempel deltagare vid representation eller projekt att vidarefakturera, och skicka in utläggsrapporten.

Kvittobilden stannar då i Kleer hela vägen. Assistenten kopplar bara ihop det som redan finns.

Det här kan du be om

Fler frågor finns i Promptbiblioteket.

Ge assistenten ett kvitto direkt

Du kan också ge assistenten en bild eller PDF av kvittot direkt. Den läser av datum, belopp, moms och vad köpet gällde, och skapar en utläggsrad med kvittot bifogat. Det fungerar i dag bäst i verktyg för utvecklare, som Claude Code. I de vanliga chattjänsterna i webbläsaren eller appen fungerar det inte alltid, och då är det enklare att skicka kvittot till Kleer först.

Kontrollera alltid beloppet och momsen i förslaget innan du säger ja. Det är assistenten som läser av kvittot, och den kan läsa fel.

Du bekräftar innan något sparas

Inget ändras i Kleer utan att du har sagt ja.

• Assistenten visar först ett förslag med datum, belopp, moms och beskrivning, och vilket bolag utlägget hamnar i. Finns redan ett utlägg med samma datum och belopp varnar den för att det kan vara en dubblett.
• Svara ja i chatten när förslaget stämmer. Förslaget gäller i tio minuter. Därefter får assistenten fråga igen.
• Din AI-tjänst kan också be dig godkänna att verktyget får köras, med en knapp som Tillåt eller Godkänn. Att bara skriva ja i chatten räcker inte då. Får du beskedet att inget godkännande kom fram, klicka på knappen och be assistenten försöka igen.

Det assistenten skapar är en utläggsrad som inte är inskickad. Ingenting attesteras eller betalas ut förrän du själv skickar in utläggsrapporten i Kleer.

Bra att veta

• Ett kvitto i taget. Har du många kvitton kopplar assistenten dem ett och ett, och du godkänner varje förslag. Listan över kortköp som saknar kvitto tar med alla köp, även när de är fler än hundra.
• Se vad ett utlägg innehåller. Assistenten kan visa varje rad i ett utlägg med datum, beskrivning, utläggstyp, belopp och moms, kvitto, deltagare och projekt att vidarefakturera till. Milersättning visas med sträcka och belopp, men utan adresser.
• Kortköp i annan valuta kopplas med det belopp som drogs på kortet, inte det som stod på kvittot i butiken. Assistenten hanterar det, men tänk på det om beloppen ser olika ut.
• Ett kortköp som fortfarande är en reservation kan inte redovisas än. Vänta tills köpet är bokfört på kortet.
• Milersättning och traktamente fyller du i som vanligt i Kleer, se Milersättning och Traktamente.
• Skickar du kvittot genom chatten går bilden genom AI-tjänsten. Vill du undvika det, skicka kvittot till Kleer först och låt assistenten koppla det.
• Mejlar du in kvittot, gör det från den adress du loggar in i Kleer med. Är du med i flera bolag ska kvittot till bolagets egen adress, som står under Utlägg > Hantera utlägg. Se Skicka in kvitton från flera e-postadresser.