Tid- och projektrapporter - Pågående fastprisprojekt

Använder ni er av Kleers funktion för fastprisprojekt?

Pågående fastprisprojekt

Använder ni er av Kleers funktion för fastprisprojekt? Då har vi en rapport för er där ni kan följa upp detta! Se allt om rapporten för fastprisprojekt nedan.

Vi fakturerar ju till fast pris? Eller..? Hur funkar det egentligen?

Fastpris kan vara förvirrande. För redovisningsekonomen börjar tankar om intäktsredovisning snurra men för konsulten som arbetar i projektet är det inte alls vad hen tänker på. För att förklara rapporten reder vi först ut begreppet fastpris och hur det faktiskt funkar i Kleer!

Begreppet fastpris, vad betyder det egentligen?

Fastpris låter ju busenkelt! Vi tar ju alltid ett fast pris för våra tjänster, right? **Helt så enkelt är det inte alltid. Hur ni tar betalt av era kunder påverkar er redovisning och det gör även arbetssätten i projekten och tillsammans mynnar detta ut i hur ni får redovisa era intäkter.

Fastpris

Rent krasst kan man säga såhär: de projekt ni fakturerar till fastpris, där har ni avtalat ett visst pris för utförandet av projektet och det är vad som gäller. Sedan om ni gör färre timmar än tänkt i projektet eller fler timmar, påverkar det helt enkelt era marginaler men inte vad ni fakturerar kund. Gör ni något jobb som inte är avtalat tar ni betalt på löpande räkning vid sidan av.

Löpande räkning

Jobbar ni på löpande räkning så har ni troligtvis ett avtalat pris per timme och fakturerar helt enkelt för den tid ni utför på projektet.

Finns det inte olika regler, vad gäller egentligen?

Huvudregeln och alternativregeln** är begrepp som används inom intäktsredovisning och när det kommer till projekt. Uppdrag som utförs på löpande räkning kan endast redovisas enligt huvudregeln men för fastprisprojekt kan man däremot besluta om huvudregeln eller alternativregeln.

Huvudregeln

Huvudregeln kallas även för successiv vinstavräkning och innebär att intäkterna tas upp i resultaträkningen i takt med att arbetet utförs, oavsett när fakturan skickas.

Alternativregeln

Enligt alternativregeln tas intäkter och kostnader upp när ett projekt är avslutat. Pågående projekt bokförs under tiden i balansräkningen tills det är slutfört. Först då bokförs intäkter och kostnader för projektet i resultaträkningen.

Hur väljer vi regel?

Arbetar ni med fastprisprojekt är er revisor en ypperlig kontakt att diskutera med gällande vilket regelverk som passar just er. Det är ju trots allt er revisor som reviderar och godkänner principerna i samband med granskningen av ert årsbokslut. Dock får man alltid byta till huvudregeln. Men har man istället haft huvudregeln och vill följa alternativregeln behöver man uppfylla särskilda skäl. Kontakta er Kleer-konsult eller revisor om ni har fågor om hur ni periodiserar era intäkter.

Vad innebär det då om vi använder oss av fastpris i Kleer?

Själva modulen för fastpris i Kleer stödjer då fastpris enligt huvudregeln, alltså succesiv vinstavräkning. Fastpris enligt alternativregeln är någonting som hanteras manuellt i systemet, vanligtvis i samband med bokslut.

Hur funkar det?

1. Faktureringsplan

Du lägger upp en faktureringsplan i Kleer i projektet du skapat. I denna faktureringsplan väljer du fakturadatum, produkt m.m och kan förhandsgranska fakturan du skapat. Du kan skapa flera fakturor för olika perioder framåt som då ingår i planen. Då ser du också en summering för faktureringsplanen.

Fakturan kommer att skapas upp automatiskt när det är dags att attestera och skicka den baserat på valt fakturadatum i faktureringsplanen. När fakturan attesteras bokförs ingen intäkt utan hela beloppet exklusive moms kommer att bokföras på konto 1470. Intäkten kommer endast att bokföras i resultaträkningen när tid rapporteras på detta projekt i Kleer.

2. Lägg in intäktsbudget

Lägg in en intäktsbudget på vad ni avtalat med kund att ni ska fakturera i fastpris. Då blir det enklare att följa upp hur långt i projektet ni har kommit och hur ni ligger till i antalet nedlagda timmar. Då blir det helt enkelt lättare att se om ni har gjort en pricksäker uppskattning på timmar, kostnader och intäkter.

3. Rapportera tid

Ni måste rapportera nedlagd tid på projektet i Kleer och vara noga med det. Det är nämligen i takt med att ni rapporterar tid som intäkterna redovisas.

Vad intäktsförs och när?

Det som kommer intäktsföras är kundfakturapriset på aktiviteten du rapporterar timmar på. Se över om ni behöver en egen aktivitet för fastpris för att styra vad som ska intäktsföras för varje utförd timme. Eftersom att intäkter bokförs vid attest av nedlagda timmar, är det viktigt att löpande stämma av hur ni ligger till. Då kan ni se över om ni tar för stora eller små intäker i relation till avtalet redan nu och om det finns upp eller nedskrivningsbehov.

Vad händer när projektet avslutas?

När ett fastprisprojekt är avslutat behöver detta stängas. Det är först då ni kan göra en slutgiltig bedömning om projektet har gått med vinst eller förlust och om ni behöver göra ytterligare upp eller nedskrivningar i projektet för att stänga det.

Skriver ni ner projektet har för mycket intäkter tagits upp i relation till vad ni fakturerat för och eftersom att fastpriset gäller innebär det att intäkterna behöver regleras ner.

Skriver ni upp projektet har ni mer intäkter att hämta från det som fakturerats då ni rapporterat färre timmar än vad som uppskattats i avtalet.

Vad visar rapporten för pågående fastprisprojekt?

I rapporten visas samtliga pågående fastprisprojekt. Dessa projekt summerar också vad som ligger på konto 1470 i balansräkningen.

Differens mellan fakturerat belopp och intäktsfört belopp

Beloppet som visas här är det intäktsförda beloppet minus det fakturerade beloppet. Siffran som syns i vyn ska motsvara saldot på konto 1470 i balansräkningen.

Om beloppet är negativt har ni fakturerat mer än vad som är intäktsfört.

Är beloppet positivt har ni intäktsfört mer än vad som fakturerats.

Fakturerat

Beloppet motsvarar det som fakturerats kund på projektet utifrån faktureringsplanen.

Använd intäktsbudget

Denna kolumn visar de intäkter som bokförts i samband med att tid har attesterats i projektet.

Totalt budget

Beloppet hämtas från den intäktsbudget som lagts in i projektet.

Vem kan se rapporten för pågående fastprisprojekt?

Ekonomiansvariga

Ekonomiansvarig är rollen för den som ska kunna se allt i Kleer, ofta CFO, VD eller en ekonomiadministratör. Den behörigheten omfattar även den här rapporten.

Full läsbehörighet

Er revisor, potentiella investerare, styrelsemedlemmar. Det kan finnas dem i sfären runt ert bolag som ska kunna se all bokföring och ta del av all information men inte kunna göra någonting administrativt i systemet. Dessa ser systemets alla delar, därmed också denna rapport.