Konsultöversikten

Få en överblick över hur effektiv verksamheten är baserat på anställda i bolaget. Här kan man följa sysselstääningsgrad, beläggningsgrad debiteringsgrad och faktureringsgrad på bolagsnivå, men även på individnivå.

Översikt över hur effektivt konsultverksamheten presterar i relation till rapporterad arbetstid. Den hjälper till att identifiera mönster, outnyttjad tid och möjligheter till förbättring.

Information

Syftet med denna vy är att ge ledningsgruppen en tydlig överblick över hur effektivt konsultverksamheten bedrivs. Analysen sker på flera nivåer – bolagsnivå, projekt samt individnivå – för att möjliggöra både strategisk och operativ insikt.

Dashboarden visualiserar centrala nyckeltal som:

Sysselsättningsgrad – Hur stor andel av den tillgängliga arbetstiden som används.
Beläggningsgrad – Andelen av arbetstiden som är planerad för kunduppdrag.
Debiteringsgrad – Andelen av arbetstiden som faktiskt debiteras kund.
Faktureringsgrad – Andelen debiterbar tid som omsätts till faktiska fakturor.

Filtrering av kategorier

Välj kategorier att filtrera på för djupare analys

Man kan själva styra vilka kategorier som ska visas eller döljas i filter knappen. Detta gör det möjligt att inkludera kategorier som är relevanta för analys eller uppföljning, och därmed isolerat kunna titta på delar av verksamheten.

Standardinställningar:

Samtliga projektmodulspecifika filter är aktiverade som standard.
Alla kategorier som har konfigurerats under Inställningar > Användare är tillgängliga i filtren.

Filtermöjligheter:

Bolaget kan filtrera på:

Jämför emot föregående period eller samma period föregående år.
Projektmodulspecifika kategorier, såsom projekttyp, affärsområde eller ansvarig konsult.
Användarkategorier, t.ex. teamtillhörighet, roll eller annan användarspecifik metadata.

Under Inställningar kan bolaget välja vilken definition av debiteringsgrad (DG) och beläggningsgrad (BG) som ska användas som standard. Detta möjliggör att mätetalen anpassas efter vad som bäst speglar verksamhetens behov och arbetssätt.

Debiteringsgard (DG):

Mäter hur stor andel av tiden som läggs på fakturerbara aktiviteter i kundprojekt. Fyra alternativ finns att välja mellan:

DG1: Attesterad tid på fakturerbara aktiviteter i kundprojekt / (Schemalagd tid – Frånvaro).
DG2: Attesterad tid på fakturerbara aktiviteter i kundprojekt / Schemalagd tid.
DG3: Attesterad tid på fakturerbara aktiviteter i kundprojekt / (Rapporterad tid – Frånvaro).
DG4: Attesterad tid på fakturerbara aktiviteter i kundprojekt / Rapporterad tid.

Beläggningsgrad (BG)

Mäter hur stor andel av tiden som är aktivt planerad eller använd i kundprojekt. Fyra alternativ finns:

BG1: Tid i kundprojekt / (Schemalagd tid – Frånvaro).
BG2: Tid i kundprojekt / Schemalagd tid.
BG3: (Tid i kundprojekt + internprojekt) / (Schemalagd tid – Frånvaro).
BG4: (Tid i kundprojekt + internprojekt) / Schemalagd tid.

Har bolaget inte valt något används BG1 och DG1.

Definitioner och avgränsningar för nyckeltal

Följande begrepp används i dashboarden för att mäta effektivitet, resursanvändning och ekonomiskt utfall i konsultverksamheten.

Sysselsättningsgrad

Definition: Den teoretiskt tillgängliga arbetstiden för en heltidsanställd under en given period (100 % sysselsättning), förutsatt att personen är anställd under hela perioden. Eventuella deltidsavtal (t.ex. 80 % eller 50 % tjänstgöring) bortses från man utgår ifrån att all skall vara sysselsätta till 100%.

Förtydligande:

Deltidsanställningar (avtal lägre än 100 %) tas inte i hänsyn.
Anställningar som påbörjas eller avslutas under perioden — dessa beräknas proportionellt baserat på faktisk anställningstid inom perioden för en heltidsanställd.

Vilka anställda inkluderas i rapporten?

Endast anställda med aktivt anställningsavtal i det aktuella bolaget.
Personer med pågående anställning eller slutdatum räknas som aktiva.
Endast personer med rollen ‘tidrapportering = projekt’ inkluderas. Administrativ personal och andra roller utan denna inställning exkluderas.
Användare utan anställningsavtal (t.ex. revisorer eller externa användare) inkluderas inte.

Användare utan schema När en period är stängd, kan faktisk arbetad tid beräknas baserat på rapporterade timmar, då man inte kan veta utfallet i förskott. Vilket innebär att det blir en fördröjning till perioden har passerat.

Koncernprojekt

Endast anställda i det aktuella bolaget inkluderas i rapporterna. Projektmedlemmar från andra bolag inom koncernen exkluderas, men kan följas upp separat i respektive bolag.

Beläggningsgrad

Definition: Andelen av den schemalagda tiden som används i kundprojekt.

“Nyckeltalet kan leda till värden över 100 % vid övertidsarbete.”

Debiteringsgrad

Definition: Andelen av den rapporterade arbetstiden som är fakturerbar mot kund.Visar hur mycket av det arbetade schemat som är direkt kopplat till kundfakturering.

Faktureringsgrad

Definition: Tiden som faktiskt berättigar till fakturering, baserat på genomfört arbete som har fakturerats under perioden.

Schemalagd tid – Definitioner och användning

Schemalagd tid

Definition: Den tid som är planerad för arbete enligt medarbetarens anställningsavtal under den aktuella perioden. Avser den förväntade arbetstiden för varje individ baserat på deras anställningsgrad (t.ex. heltid eller deltid) och faktiskt anställningsintervall.

Tid i kundprojekt

Definition: Tid som medarbetare har registrerat på kundrelaterade projekt under den angivna perioden. Denna tid kan vara både debiterbar och icke-debiterbar beroende på projektets inställningar.Dock är grundprimissen att det finns en kund och summa.

Tid i internprojekt

Definition: Tid som medarbetare har registrerat på interna projekt, såsom försäljning, interna möten eller kompetensutveckling, under den angivna perioden. Att det saknas kund och även pris.

Frånvaro

Definition: Tid då medarbetaren varit frånvarande på grund av exempelvis semester, sjukdom, föräldraledighet eller annan typ av godkänd frånvaro enligt företagets policy.

Ej rapporterad tid

Definition: Tid som ännu inte har rapporterats av medarbetaren, trots att arbete enligt schemat förväntats under perioden. Kan indikera bristande tidrapportering eller avvikelser från planerat arbete.

Tid i kundprojekt - fördjupning & definitioner

Tid i kundprojekt

Tid som medarbetarna har registrerat på projekt som har en kund, under den angivna perioden. Frånvaro räknas inte med.

Alla fyra måtten i det här avsnittet räknar bara attesterad tid.

Debiterbar tid

Den del av tiden i kundprojekt som ligger på en aktivitet som går att fakturera kunden.

Fakturerad till kund

Tid som ligger på en kundfaktura som är konterad. Fastprisprojekt räknas inte med i det här måttet.

Ej debiterbar tid

Resten av tiden i kundprojekt, alltså den som inte ligger på en fakturerbar aktivitet. Måttet är tid i kundprojekt minus debiterbar tid.

Sätta målvärden på bolagsnivå

För att skapa tydliga referenspunkter i er dashboard kan ni definiera målvärden på bolagsnivå via:** Inställningar > KPI**

Här anger ni önskad målsättning i procent (0–100 %) för följande nyckeltal:

Beläggningsgrad
Debiteringsgrad
Faktureringsgrad

Dessa målvärden fungerar som jämförelsepunkter i visualiseringarna och hjälper er att snabbt se hur verksamheten presterar i förhållande till uppsatta mål.

Genom att kontinuerligt följa upp mot målvärden kan ledningen enklare identifiera avvikelser, framgångsfaktorer och förbättringsområden.

Konsultinsikter som stöd för strategisk resursoptimering

Den underliggande tabellen ger insikter på individnivå, vilket möjliggör en detaljerad uppföljning av varje enskild konsults prestationer över tid. Det gör det enklare att identifiera mönster, styrkor och eventuella utmaningar, och ger ett bra underlag för individanpassad coachning, resursplanering och utvecklingssamtal.