Periodöversikten

Periodöversikten visar hur företaget utvecklas över tid och gör det enkelt att följa förändringar i intäkter, kostnader, resultat och kassaflöde – samt hur resurser används, genom mått som antal anställda (FTE) och intäkt per FTE.

Lättförståelig vy över bolagets utveckling

Information

Periodöversikten är till för att skapa en tydlig och lättförståelig vy över bolagets utveckling, även för personer som inte dagligen arbetar med ekonomi.

Dashboarden är användbar vid ledningsmöten, all hands och andra genomgångar för att främja dialog och förståelse kring företagets utveckling.

Man kan välja att jämföra månad, kvartal och år och får då jämförelse utfall för förgående period samt samma period förgående år, finns det även en budget för vald period kan man få utfall ifrån den med.

Bra att tänka på

Valbara perioder för jämförelse

Exempel på perioder man kan välja att visa och vilka jämnförelsetal man får se:

Månadsuppställning

• Periodval = Jan 2025

• Föregående år (Periodval - 12 månader) = Jan 2024

• Föregående månad (Periodval - 1 månad) = Dec 2024

• Budget Periodval = Jan 2025

Kvartalsuppställning eller finansiellt kvartal

• Periodval = Q1 2025

• Föregående år (Periodval - 4 kvartal) = Q1 2024

• Föregående kvartal (Periodval - 1 kvartal)** = Q4 2024

• Budget Periodval = Q1 2025

Räkenskapsår

• Periodval = 2025

• Föregående år (Periodval - 1 år) = 2024

• **För nuvarande räkenskapsår kan man jämföra YTD

• **(Då föregående period och år blir samma värde döljs detta värde)

• Jämföra med första räkenskapåret

Det första räkenskapsåret kan vara kortare och längre än 12 månader för ett företag om man skulle jämföra emot det så tar vi inte höjd för det utan att man jämför perioderna emot varandra ur ett kalender perspektiv (lika långt intervall i månader).

Behörigheter – vem kan se dashboarden?

Åtkomsten sätts per dashboard och per roll, inte en gång för hela Insights. En roll kan alltså ha tillgång till en översikt utan att ha tillgång till en annan. Har rollen ingen åtkomst syns dashboarden inte alls.

Två omfattningar går att ge:

• Hela bolaget. Rollen ser all data i översikten.

• Underställda. Rollen ser sin egen rapporteringskedja nedåt. Det gäller inte bara de som rapporterar direkt, utan alla nivåer under.

Du styr detta under Inställningar > Insights-behörigheter. Hur det går till beskrivs i Insights-behörigheter.

Kategorier & filter – din nyckel till insikter

Kategorier

Filterlogik

Har man inte valt något så blir det alla inom ett filter “ALLA” kategorier bolaget har uppsatt.

• Inom en multi-select: OR-logik (dvs. minst en av de valda kategorierna ska matcha).

• Mellan flera multi-selects: AND-logik (dvs. resultatet ska matcha val från samtliga filter).

Du kan endast se hur kategoritaggarna ser ut med dagens datum. Om någon kategori har ändrats över tid, visas enbart den nuvarande konfigurationen.

Om du inte får några siffror beror det på att något av filteralternativen inte har några värden.

Budget - jämför emot utfall av perioden

Budget

Har man skapat budgetar i systemet kan man välja vilken av dem man skall jämföra med mot aktuell vald period.

• Observera: Budgetar sätts per räkenskapsår. Välj därför en period i datumväljaren som ligger inom samma räkenskapsår för att jämförelsen ska bli korrekt.

• För att skapa eller redigera en budget, gå till Inställningar > Budget.

Analysera och AI-insikter

Analysera tar fram en sammanfattning av vald period och går igenom intäkter och kostnader konto för konto. Analysen lyfter fram de konton där utfallet skiljer sig tydligt från jämförelseperioden, både i kronor och i procent. Funktionen kallas AI-insikter.

Välj vad perioden ska jämföras med

Analysera är en meny med två val:

• Föregående period. Jämför vald period med den närmast föregående, till exempel mars mot februari.

• Samma period föregående år. Jämför vald period med motsvarande period året innan.

Har du valt en period som räknas från räkenskapsårets början (YTD) finns bara samma period föregående år att välja. För ett pågående år går det inte att definiera någon föregående period, så det valet visas inte.

Rubriken ovanför analysen visar alltid vilka två perioder som jämförs. Byter du period i periodöversikten behöver du klicka på Analysera igen, annars står den gamla analysen kvar under den nya rubriken.

Vad som kommer med i analysen

Urvalet fokuserar på konton med betydande förändringar, både relativt i procent och i absoluta belopp i TSEK. Ett konto tas med när det har förändrats med minst 10 procent och minst 50 TSEK. Beloppen är avrundade, så förändringarna ska läsas som ungefärliga.

Analystexten följer din språkinställning i Kleer. Kontonamnen står kvar som de heter i er kontoplan oavsett vilket språk du har valt.

Definition av intäkter, kostnader & utgående kassa

Definition av intäkter och kostnader

Vi utgår från en standarduppställning baserad på Allmän - Resultatrapport för att mappa kontospann.

Intäkter + Intäkter per FTE

Rörelsens intäkter konto 3000-3999

Finansiella poster (kredit) konto 8000-8699

Extraordinära intäkter och kostnader (kredit) konto 8700-8799

Kostnader

Rörelsens kostnader konto 4000-7999

Finansiella poster (debet) konton 8000-8699

Extraordinära intäkter och kostnader (debet) konton 8700-8799

Resultat Samtliga konton 3000-8899

Utgående kassa

Bankkonton per sista dagen i månaden konton 1900-1999

FTE (Full-Time Equivalent) FTE – Antal heltidsanställningar

FTE (Full-Time Equivalent)

• Teoretisk arbetstid: Beräknas utifrån anställningsavtal, sysselsättningsgrad och tillämpligt schema

Den teoretiskt möjliga arbetstiden baseras på schemalagd tid och anställningsgrad. Systemet kan beräkna tillgänglig arbetstid i en given period med hänsyn till helgdagar och röda dagar.

Standardberäkning:

• 40 timmar/vecka × 52 veckor = 2 080 timmar/år

Schematyp (vardagar, helg, helgdagar) används för att justera mot faktisk teoretisk tillgänglighet i perioder.

FTE definieras som aktiva anställningar justerade utifrån:

• Finns aktivt anställningsavtal? Ja / Nej (om nej exkluderas de från FTE beräkning)

• Sysselsättningsgrad (enligt avtal/scheman)

• Rapporterad frånvaro (beroende på vald FTE-nivå/inställning)

En anställd betraktas som aktiv under en månad om:

• Det finns ett anställningsavtal med startdatum som är antigen är i perioden eller före perioden, och antingen inget slutdatum är angivet eller slutdatum ligger efter månadens slut.

Bedömning sker per period: Om ett giltigt anställningsavtal finns i vald period räknas personen som aktiv under hela perioden.

Sysselsättningsgrad

Sysselsättningsgraden är den procentuella omfattningen av anställningen enligt avtal, t.ex. 100 %, 80 %, 60 %, osv. Den används som grund för FTE-beräkning.

Maxvärde: 1,0 per anställd – även om personen arbetat mer än 100 % (Om en anställd på 80% så kan hen vara max 0,8)

Timanställda i FTE – Principer

Vad kan vi få fram för timanställda

• Schema finns registrerat

• Timlön är angiven

• När en period är stängd, kan faktisk arbetad tid beräknas baserat på rapporterade timmar och FTE värde går att få fram som inte är möjligt tidigare, då man inte kan veta utfallet i förskott.

FTE 1 Sysselsättningsgrad enligt schema Exempel: Nora är anställd på 100 %, hennes FTE för perioden blir 1.

FTE 4 Sysselsättningsgrad enligt schema (minus -) all rapporterad frånvaro Exempel: Alice är anställd på 100 %, men har 20 % frånvaro – hennes FTE för perioden blir 0,8.

Under inställningar > KPI kan man ändra sin valda FTE definition.