Anställningsavtalet- Allmänt

Vad ställer jag in för att den anställde ska få lön?

Ställ in vad som behövs för att den anställde ska få lön!

Under allmänt finns flera av de grundläggande inställningarna för lön. Se nedan vad ni behöver fylla i och vad fälten innebär.

Är det mycket ni behöver lägga upp manuellt? Fråga er Kleer-konsult om det är någonting ni kan justera i de grundläggande inställningarna i anställningsavtalet, det är dessa som ett nytt avtal baseras på.

Nedan inställningar är ett måste för att lönen ska betalas ut:

1. Personnummer

Fyll i personnumret, detta behövs för att den anställde ska kunna få lön från systemet. Om ni vill fylla i adress kan ni klicka på Visa mer. Adress behövs dock inte för att lönen ska kunna utbetalas. Adressen kommer synas på lönespecifikationen.

2. Anställning

Anställningsdatum & avgångsdatum

Här fyller ni i anställningsdatumet när en kollega startar och senare även avgångsdatumet om någon slutar.

Arbetsställenummer

Har ni kontor i olika städer? Då har ni flera olika arbetsställen. Dessa ska registreras på verksamt.se.

Har ni bara ett arbetsställe behöver ni inte fylla i någonting i rutan.

3. Skatt

Systemet kommer att föreslå den skattetabell och engångsskatt som ni har ställt in i grundinställningarna men behöver troligtvis regleras för att stämma med vad som gäller för den anställde. Fråga den anställde vid start om skattetabellen. Informationen hittas på skatteverket.se.

Kleer uppdaterar skattetabellen i januari varje år baserat på uppgifter från skatteverket. Uppdateringar rörande skatten hanteras per automatik i januari på de användare som är aktiva i Kleer vid tillfället. För inkomståret 2024 exempelvis, gäller skattetabellen som du var registrerad för den 1a november året innan, därmed behöver skattetabellen inte uppdateras oftare än en gång per år.

Tryck på *Visa mer *för att lägga till om den anställda eventuellt har jämkat och därmed har en annan skattesats eller om det ska dras extra skatt från lönen. Vid jämkning krävs ett beslut från skatteverket.

4. Utbetalning

Här fyller ni i kontonumret. Var noga med att fylla i siffrorna korrekt när ni lägger upp detta så att den anställda får lön och utlägg utbetalda. Den anställde kan och bör kontrollera detta i samband med att hen godkänner sin lön i Kleer under fliken lönerapporter.

Använder ni er av traktamenten eller kör bil i tjänsten?

Då behöver ni fylla i informationen under rubriken Traktamenten och andra kostnadsersättningar. Detta för att förmåner och rapportering ska bli korrekt. Ska anställd kunna registrera milersättning för privat bil, skapa körjournal och registrera traktamente, bocka i dessa rutor.

Milersättning

Om den anställde ska kunna rapportera milersättning (privat bil) bockas rutan i. Då kommer personen ha möjlighet att hantera detta i samma modul i Kleer som utlägg hanteras. Avser det milersättning för tjänstebil fylls informationen i under fliken för Bilförmån i anställningsavtalet då det är olika belopp som är skattefria.

Fyll även i total ersättning vid milersättning i rutan för ersättning. Om ersättningen är högre än 18,50 kr per mil blir det överstigande beloppet skattepliktigt per automatik på lönen när milersättningen rapporteras i Kleer.

Drivmedelsförmån

Drivsmedelsförmån innebär att du ska förmånsbeskattas om du kör privata mil med drivmedel som din arbetsgivare betalat.

Om den anställde behöver rapportera drivsmedelsförmån bockas denna ruta i. Det genererar en rad på lönerapporten som personen själv fyller i.

Traktamente

Om den anställde ska rapportera traktamente bockas denna ruta i och personen får då möjligheten vid hanteringen av utlägg att använda sig av modulen för traktamente. Denna modul är baserad på skatteverkets regler kring traktamente och ska vara användarvänlig. Den anställde följer de steg som systemet ber hen fylla i och då kommer personen få korrekt ersättning utbetald på lönen.

Traktamente rapporteras om den anställde reser mycket i arbetet och därmed tvingas till mer utgifter än vad hen hade haft om hen arbetat från kontoret och den anställde kan därmed få ytterligare ersättning.

Hur ska den anställde hantera sin lön i Kleer?

Månadsrapporten

Ska den anställde bara få ersättning för utlägg (ingen lön i bolaget)? Eller ska hen godkänna och förhandsgranska lönen ? Eller kanske endast se lönespecifikationen när den är attesterad klar?

Lönerapporten är i princip en förhandsgranskning till lönespecifikationen. Här kan frånvaro och tid fyllas i och manuella justeringar göras. I anställningsavtalet styr du om de anställda lämnar och därmed kan godkänna sin lönerapport själva eller om chef/administratör ska hantera detta. Ni kan också ställa in om den anställda endast ska få ersättning för utlägg och då inte behöver en lönerapport uppskapad varje månad.

Ska närmsta chef godkänna utlägg och löner?

Då kan ni använda er av fälten under rubriken Användare - Organisation.

Här kan ni styra om den anställda antingen har en närmsta chef och vad den chefen ska se från personens lön, utlägg och tidrapportering. Är personen chef till andra anställda och behöver se deras löner, utlägg eller tidrapportering för godkännande, hanteras detta också här.